Notariat et apostille
Signer aux États-Unis une procuration pour qu’un proche en Chine vende un immeuble, règle une succession ou retire des fonds en votre nom, envoyer en Chine un acte de naissance, un acte de mariage ou un relevé d’antécédents judiciaires, ou préparer une déclaration pour les affaires d’une société : ces démarches passent généralement par deux formalités, l’« authentification notariale » (notarization) et l’« apostille », chacune relevant d’autorités différentes. L’avocat responsable, David Wang, est membre du barreau de l’Illinois et détient également une commission de notaire public de l’Illinois (Illinois Notary Public). Nous pouvons d’abord vous aider à déterminer comment rédiger le document et quelles étapes suivre, puis procéder à l’authentification notariale à notre bureau de Chicago et vous aider à demander l’apostille auprès du Secretary of State (secrétaire d’État de l’Illinois).
Ce que nous pouvons faire
Les services ci-dessous portent principalement sur l’Illinois. Les authentifications notariales sont effectuées par Me David Wang, en sa qualité de notary public de l’Illinois, à notre bureau de Chicago; les formalités du côté chinois exigent la collaboration d’un avocat chinois ou d’un office notarial en Chine, et notre cabinet ne donne pas d’avis sur le droit chinois.
Authentification notariale (Notarization)
À notre bureau de Chicago, vérification de l’identité en personne et constatation de la signature, pour des actes comme l’acknowledgment (reconnaissance de signature) et le jurat (déclaration sous serment). Guide de l’authentification notariale aux États-Unis ›
Apostille
Ce qu’est l’apostille, quelle autorité la délivre, à quels pays et territoires elle s’applique, et les problèmes fréquents lorsqu’on fait authentifier un document sans obtenir d’apostille. Guide de l’apostille ›
Documents destinés à la Chine
Les étapes à suivre, selon le cas, pour les procurations, déclarations, actes de naissance et de mariage, diplômes et documents de société destinés à la Chine continentale. Documents destinés à la Chine ›
Relevé d’antécédents judiciaires du FBI et documents fédéraux
Le relevé d’antécédents judiciaires du FBI (Identity History Summary) et les documents des organismes et tribunaux fédéraux reçoivent l’apostille du bureau des authentifications du département d’État des États-Unis, et non du Secretary of State d’un État. FBI et documents fédéraux ›
Rédaction et révision de procurations et de déclarations destinées à la Chine
Selon les exigences du destinataire en Chine, nous rédigeons ou révisons des procurations et des déclarations en anglais ou bilingues chinois-anglais, vérifions que l’objet du mandat, l’identité du mandataire et la durée sont clairement indiqués, et vous expliquons le document point par point en chinois.
Aide pour l’apostille
Pour les documents authentifiés ou délivrés en Illinois, nous pouvons vous aider à préparer et à déposer la demande d’apostille auprès du Secretary of State de l’Illinois (Illinois Secretary of State). Les documents de l’État de New York ou du Massachusetts et les documents fédéraux doivent être traités par l’autorité compétente; nous vous expliquons la marche à suivre et les points à préparer.
Ai-je besoin d’une authentification notariale, d’une apostille ou des deux?
La question clé est de savoir si le document est un acte privé que vous signez vous-même ou un acte public délivré par une autorité, et où il sera utilisé. Le tableau ci-dessous prend l’exemple de documents destinés à la Chine continentale ou à un autre territoire où la Convention de La Haye s’applique; les exigences en vigueur du destinataire en Chine et de l’autorité compétente de l’État de délivrance prévalent.
| Document | Étapes habituelles |
|---|---|
| Procuration, déclaration, consentement (signés par vous en Illinois) | Signature et authentification devant le notaire → apostille du Secretary of State de l’Illinois → traduction selon les exigences du destinataire en Chine |
| Actes de naissance, de mariage, de divorce, de décès | Il ne s’agit pas de « faire authentifier une photocopie » : demandez d’abord une copie certifiée conforme (certified copy) à l’autorité qui a délivré l’acte → apostille dans l’État de délivrance (en Illinois, selon les exigences actuelles du Secretary of State; dans l’État de New York, une certification préalable par le County Clerk est généralement requise) |
| Jugement d’un tribunal de l’Illinois (par exemple un jugement de divorce) | Copie certifiée conforme demandée au greffier du tribunal → apostille du Secretary of State de l’Illinois |
| Relevé d’antécédents judiciaires du FBI, documents d’organismes ou de tribunaux fédéraux | Une authentification notariale n’est généralement ni nécessaire ni souhaitable → apostille du bureau des authentifications (Office of Authentications) du département d’État des États-Unis |
| Diplômes, relevés de notes | Préparation selon la forme acceptée par le Secretary of State de l’État où se trouve l’établissement (par exemple un document délivré par l’établissement et authentifié par un notaire, ou une copie certifiée conforme) → apostille dans cet État; si le destinataire en Chine exige en plus une reconnaissance des diplômes, ses exigences prévalent |
| Documents de société (certificat de statut, résolutions, procuration de la société) | Les certificats délivrés par un État reçoivent l’apostille directement de l’État de délivrance; les résolutions et procurations signées par la société elle-même doivent d’abord être authentifiées → puis recevoir l’apostille |
| Documents utilisés uniquement aux États-Unis | Authentification notariale ou non selon les exigences du destinataire américain; l’apostille n’est généralement pas nécessaire |
| Documents destinés à un pays non membre de la Convention de La Haye | L’apostille ne s’applique pas : obtenez d’abord l’authentification américaine (authentication), puis la légalisation par l’ambassade ou un consulat de ce pays aux États-Unis |
Un principe : l’apostille est délivrée par l’État où le document a été délivré ou authentifié. Un document authentifié en Illinois relève du Secretary of State de l’Illinois; un document authentifié à New York doit d’abord être certifié par le County Clerk du comté du notaire, puis transmis au département d’État de l’État de New York (NY Department of State); un document du Massachusetts relève de la Commissions Section du bureau du Secretary of the Commonwealth. Les frais officiels du Secretary of State et du département d’État sont ceux indiqués sur leurs sites officiels respectifs.
Pourquoi s’adresser à un avocat qui est aussi notaire
La plupart des authentifications notariales peuvent être faites par n’importe quel notaire qualifié. En Illinois, un notaire qui n’est pas avocat ne peut ni rédiger de documents juridiques ni facturer des conseils sur des questions qui exigent une analyse juridique; or une procuration destinée à la Chine exige souvent de bien réfléchir au préalable : « quels pouvoirs, à qui, pour combien de temps, et le destinataire l’acceptera-t-il? »
Examiner le document avant de l’authentifier
Un avocat peut réviser ou rédiger le document, signaler les blancs, les formulations ambiguës ou ce qui ne correspond pas à l’usage prévu, et vous en expliquer le contenu en chinois avant la signature.
Clarifier toutes les étapes d’un coup
Déterminer d’abord si le document doit être authentifié, s’il lui faut une apostille et quelle autorité d’État ou fédérale s’en charge, pour éviter de découvrir après l’authentification qu’on a pris la mauvaise voie.
Lien avec l’immigration et les affaires familiales
De nombreux documents se rattachent à une demande d’immigration, à une succession ou à des affaires familiales transfrontalières; ils peuvent être considérés ensemble et, au besoin, mener au service juridique approprié.
Précisons que l’authentification notariale en elle-même n’atteste toujours que l’acte de signature; la révision du document par un avocat est un service juridique distinct, limité au droit de l’Illinois et des autres États où l’avocat est autorisé à exercer, et ne garantit pas que le destinataire en Chine acceptera le document.
Déroulement
Prise de rendez-vous
Indiquez-nous le type de document, son usage et le lieu d’utilisation (par exemple un office notarial d’une ville de Chine continentale), et fixez un rendez-vous.
Envoi du document et vérification des exigences
Envoyez-nous à l’avance le document et les exigences du destinataire. Nous vérifions que le document est complet et sans blancs, et confirmons s’il faut une authentification notariale, une apostille ou les deux; s’il faut rédiger ou modifier le document, la version définitive est d’abord arrêtée.
Signature et authentification en personne au bureau de Chicago
Pour une authentification par le notaire de notre cabinet, le signataire doit se présenter en personne au bureau de Chicago, muni d’une pièce d’identité valide avec photo, et signer sur place. Veuillez ne pas signer à l’avance.
Apostille, au besoin
Pour les documents de l’Illinois, nous pouvons vous aider à déposer la demande auprès du Secretary of State de l’Illinois; pour les documents d’autres États ou fédéraux, nous vous indiquons l’autorité compétente.
Envoi
Nous vous remettons les documents finalisés ou les expédions selon vos instructions; avant un envoi en Chine, nous vérifions une dernière fois le nombre d’exemplaires et la traduction exigés par le destinataire.
Les authentifications effectuées par le notaire de notre cabinet exigent une signature en personne au bureau de Chicago. Si vous souhaitez une démarche à distance, communiquez d’abord avec nous pour vérifier si c’est possible.
Questions fréquentes
Pour un document destiné à la Chine, faut-il encore le faire légaliser par un consulat chinois?
Depuis le 7 novembre 2023, les actes publics américains destinés à la Chine continentale reçoivent généralement une apostille; la légalisation par l’ambassade ou les consulats de Chine aux États-Unis n’est plus nécessaire, et l’ambassade a cessé d’offrir ce service. L’ambassade de Chine précise toutefois que l’apostille ne garantit pas l’acceptation du document : les exigences de format, de contenu, de délai de validité et de traduction doivent toujours être vérifiées à l’avance auprès du destinataire en Chine.
J’ai déjà signé le document à la maison. Puis-je le faire authentifier?
Ce n’est pas recommandé. Le notaire doit vérifier que c’est bien vous qui signez; la pratique courante consiste à apporter le document non signé et à le signer devant le notaire. Si vous l’avez déjà signé, il faut généralement en imprimer un nouvel exemplaire et le signer sur place.
Puis-je faire authentifier une photocopie de mon acte de naissance et l’envoyer en Chine?
Pour les actes de naissance, de mariage, de divorce et autres registres publics, il faut demander une copie certifiée conforme (certified copy) à l’autorité qui a délivré l’acte, puis obtenir l’apostille de l’État de délivrance. Faire authentifier une photocopie à la place ne satisfait généralement pas aux exigences.
Le notaire vérifie-t-il que le contenu de mon document est véridique?
Non. L’authentification notariale atteste l’identité du signataire et l’acte de signature; elle n’atteste pas que le contenu du document est véridique, légal ou valide. Le signataire est responsable du contenu; pour savoir si le contenu est approprié, faites-le réviser séparément par un avocat.
J’habite à New York ou au Massachusetts. Puis-je faire appel à vous?
Le notaire de notre cabinet ne peut instrumenter qu’en Illinois, et le signataire doit signer en personne au bureau de Chicago. Pour les documents authentifiés à New York ou au Massachusetts, l’apostille relève du gouvernement de l’État concerné (à New York, après certification par le County Clerk); nous pouvons vous expliquer la marche à suivre et réviser le contenu du document.
Puis-je communiquer avec vous en chinois? La procuration peut-elle être rédigée en chinois?
Oui, vous pouvez communiquer avec nous en chinois; Me David Wang communique en français, en anglais et en chinois. Le choix d’une procuration en chinois, en anglais ou bilingue dépend des exigences du destinataire en Chine; de nombreux offices notariaux et banques ont leur propre modèle, qu’il est conseillé de leur demander. Il est plus sûr de signer un document dans une langue que le signataire comprend; nous vous expliquons le contenu anglais point par point.
Pouvez-vous obtenir l’apostille pour mon relevé d’antécédents judiciaires du FBI?
Le relevé du FBI est un document fédéral : l’apostille est délivrée par le bureau des authentifications du département d’État des États-Unis, et non par le Secretary of State de l’Illinois, et une authentification notariale préalable n’est généralement pas nécessaire. Voir FBI et documents fédéraux.
Sources officielles
- Ambassade de Chine aux États-Unis : avis sur l’adhésion de la Chine à la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (us.china-embassy.gov.cn)
- Conférence de La Haye de droit international privé : autorités compétentes des États-Unis en matière d’apostille (hcch.net)
- Secretary of State de l’Illinois, Index Department : Apostilles (ilsos.gov)
- Loi de l’Illinois sur les notaires, Illinois Notary Public Act, 5 ILCS 312 (ilga.gov)
- Département d’État des États-Unis : apostille et authentification de documents (travel.state.gov)
- Département d’État des États-Unis : vérification des antécédents judiciaires pour usage à l’étranger (travel.state.gov)
- Département d’État de l’État de New York : Apostille and Certificate of Authentication (dos.ny.gov)
- Secretary of the Commonwealth du Massachusetts : Apostilles and Certification of Documents (sec.state.ma.us)
Lectures connexes : Planification successorale transfrontalière, Guide du testament, Exigences de traduction pour les demandes d’immigration.
Vous devez faire authentifier une procuration, ou vous ne savez pas quelle voie suivre pour un document? Prendre rendez-vous, ou appelez le (312) 519-1115, WeChat WangLawpllc. Adresse du bureau : 203 N. LaSalle St., Suite 2100, Chicago, IL 60601 (centre-ville de Chicago). Envoyez-nous d’abord le document et les exigences du destinataire; nous confirmerons les étapes avant de fixer la signature en personne.
Cette page est informative et ne constitue pas un avis juridique. Les exigences d’authentification et d’apostille sont fixées par l’organisme destinataire du pays d’utilisation et par les autorités de chaque État, et peuvent changer à tout moment. Avant de commencer, vérifiez les exigences précises auprès du destinataire.