公证与海牙认证
在美国签一份委托书让国内亲属代办卖房、继承或取款，把出生证明、结婚证明、无犯罪记录寄回中国使用，或者为公司事务准备一份声明书——这些事通常要经过“公证”和“海牙认证（apostille）”两道手续，而且各自由不同机关办理。主任律师王晓是伊利诺伊州执业律师，同时持有伊利诺伊州公证员（Illinois Notary Public）委任。我们可以先帮你看清楚文件该怎么写、要办哪几步，再在芝加哥办公室办理公证，并协助向伊利诺伊州务卿申请 apostille。
我们能做什么
以下服务以伊利诺伊州为主。公证由王晓律师以伊利诺伊州公证员身份在芝加哥办公室办理；涉及中国一侧的手续，须与中国律师或公证处配合，本所不就中国法律出具意见。
公证（Notarization）
在芝加哥办公室当面核验身份、见证签署，办理签名确认（acknowledgment）、宣誓（jurat）等公证。美国公证指南 ›
海牙认证（Apostille）
什么是 apostille、由哪个机关签发、哪些国家和地区适用，以及只做公证不做 apostille 的常见问题。海牙认证指南 ›
文件寄回中国使用
委托书、声明书、出生和结婚证明、学历、公司文件送中国内地使用时，分别要走哪几步。寄回中国的文件 ›
FBI 无犯罪记录与联邦文件
FBI 身份历史摘要（Identity History Summary）、联邦机构和联邦法院文件，由美国国务院认证办公室出具 apostille，不走州务卿。FBI 与联邦文件 ›
起草、审阅供中国使用的委托书和声明书
根据中国接收方的要求起草或审阅英文、中英对照的委托书和声明书，核对委托事项、受托人信息和期限是否写清楚，并用中文逐条解释文件内容。
Apostille 协助
在伊利诺伊州公证或签发的文件，我们可以协助准备并向伊利诺伊州务卿（Illinois Secretary of State）递交 apostille 申请。纽约州、马萨诸塞州的文件和联邦文件，须向对应机关办理，我们会说明办理路径和准备要点。
我需要公证、海牙认证，还是两者都要？
判断的关键是：这份文件是你本人签署的私人文件，还是政府机关签发的公文；以及它要在哪里使用。下表以送往中国内地等海牙公约适用地区为例，具体以中国接收方和签发州主管机关的现行要求为准。
| 文件 | 通常步骤 |
|---|---|
| 委托书、声明书、同意书（本人在伊利诺伊州签署） | 当着公证员签署并公证 → 伊利诺伊州务卿出具 apostille → 按中国接收方要求翻译 |
| 出生、结婚、离婚、死亡证明 | 不是“拿复印件去公证”：先向签发机关申请经认证副本（certified copy）→ 签发地所在州办理 apostille（伊利诺伊州按州务卿当前要求；纽约州一般须先经县书记官 County Clerk 认证） |
| 伊利诺伊州法院判决（如离婚判决） | 向法院书记官申请经认证副本 → 伊利诺伊州务卿出具 apostille |
| FBI 无犯罪记录、联邦机构或联邦法院文件 | 一般不需要也不宜再做公证 → 美国国务院认证办公室（Office of Authentications）出具 apostille |
| 学历、成绩单 | 按学校所在州州务卿接受的方式准备（例如学校出具的文件经公证，或经认证副本）→ 该州办理 apostille；中国接收方另有学历认证要求的，以其要求为准 |
| 公司文件（存续证明、公司决议、公司授权书） | 州政府签发的证明直接向签发州申请 apostille；公司自行签署的决议、授权书须先公证 → 再办 apostille |
| 只在美国境内使用的文件 | 按美国接收方要求决定是否公证，一般不需要 apostille |
| 送往非海牙公约成员国的文件 | 不适用 apostille：先办理美国方面的认证（authentication），再由该国驻美使领馆认证 |
一个原则：apostille 由文件签发地或公证地所在的州办理。在伊利诺伊州公证的文件，由伊利诺伊州务卿办理；在纽约公证的文件，要先由公证员所在县的县书记官认证，再交纽约州务厅（NY Department of State）；在麻省的文件，由马萨诸塞州务卿办公室（Secretary of the Commonwealth）的 Commissions Section 办理。州务卿和国务院收取官方费用，以各自官网为准。
为什么找律师公证员
多数公证只需要一位合格的公证员就能完成。伊利诺伊州的非律师公证员不得起草法律文件，也不得就需要法律分析的问题收费提供意见；而一份要寄回中国的委托书，往往需要先想清楚“授权什么、授权给谁、期限多久、对方会不会接受”。
先看文件，再公证
律师可以审阅或起草文件，指出空白、措辞不清、与用途不符的地方，签署前用中文把内容讲清楚。
把步骤一次理顺
先确认文件是否需要公证、是否需要 apostille、由哪个州或联邦机关办理，避免办完公证才发现路线不对。
与移民和家庭事务衔接
很多文件与移民申请、遗产或跨境家庭事务有关，可以一并考虑，必要时转入相应的法律服务。
需要说明的是：公证本身仍然只证明签署行为；律师审阅文件属于另行提供的法律服务，以伊利诺伊州等执业州的法律为限，不代表文件一定会被中国接收方接受。
服务流程
预约
告诉我们文件类型、用途和使用地（例如中国内地某市公证处），预约办理时间。
发送文件、核对要求
提前把文件和接收方的要求发给我们。我们核对文件是否完整、有无空白，确认需要公证、apostille 还是两者都要；需要起草或修改的，先完成定稿。
到芝加哥办公室当面签署公证
本所公证员办理的公证，签名人须本人携带有效的带照片证件，到芝加哥办公室当面签署。请不要提前签字。
视需要办理 apostille
伊利诺伊州的文件，可协助向伊利诺伊州务卿递交申请；其他州或联邦文件，说明向哪个机关办理。
寄出
把完成的文件交给你，或按你的安排寄出；寄往中国前，再核对一次接收方要求的份数和翻译。
本所公证员办理的公证，须在芝加哥办公室当面签署。如需远程办理，请先联系我们确认可行方式。
常见问题
文件寄回中国，还要去中国领事馆认证吗？
送往中国内地的美国公文，自 2023 年 11 月 7 日起一般改为办理 apostille，不再需要中国驻美使领馆认证，使馆也已停止这项服务。但中国使馆提示，apostille 不保证文件一定被接受，格式、内容、时效和翻译要求仍需提前向中国接收方确认。
我已经在家签好字了，能拿去公证吗？
不建议。公证员需要核实是你本人签署；常见做法是带未签字的文件，当着公证员的面签。已经签过的，通常需要重新打印一份当面签署。
出生证明复印件能公证后寄回国吗？
出生、结婚、离婚证明等公共记录，应向签发机关申请经认证副本（certified copy），再由签发州办理 apostille。用复印件公证代替，通常不符合要求。
公证员会核实我文件内容是否真实吗？
不会。公证证明的是签名人的身份和签署行为，不证明文件内容真实、合法或有效。文件内容由签署人负责；需要判断内容是否妥当，应另行请律师审阅。
我在纽约或麻省，可以找你们办理吗？
本所公证员只能在伊利诺伊州境内办理公证，签名人须到芝加哥办公室当面签署。在纽约、麻省公证的文件，apostille 由当地州政府办理（纽约须先经县书记官认证）；我们可以说明办理路径，也可以审阅文件内容。
可以用中文沟通吗？委托书可以写中文吗？
可以用中文沟通。委托书用中文、英文还是中英对照，取决于中国接收方的要求；很多公证处和银行有自己的模板，建议先向对方索取。文件以签署人能理解的语言签署更稳妥，我们会逐条解释英文内容。
FBI 无犯罪记录可以在你们这里做 apostille 吗？
FBI 记录是联邦文件，apostille 由美国国务院认证办公室出具，不由伊利诺伊州务卿办理，也一般不需要先公证。详见 FBI 与联邦文件。
官方来源
- 中国驻美国大使馆：关于中国加入《取消外国公文认证要求的公约》的通知（us.china-embassy.gov.cn）
- 海牙国际私法会议：美国的 apostille 主管机关（hcch.net）
- 伊利诺伊州务卿 Index Department：Apostilles（ilsos.gov）
- 伊利诺伊州公证法 Illinois Notary Public Act，5 ILCS 312（ilga.gov）
- 美国国务院：Apostille 与文件认证（travel.state.gov）
- 美国国务院：海外使用的犯罪记录查询（travel.state.gov）
- 纽约州务厅：Apostille and Certificate of Authentication（dos.ny.gov）
- 马萨诸塞州务卿：Apostilles and Certification of Documents（sec.state.ma.us）
需要公证一份委托书，或者不确定文件该走哪条路？预约办理，或致电 (312) 519-1115、微信 WangLawpllc。办公地址：203 N. LaSalle St., Suite 2100, Chicago, IL 60601（芝加哥市中心）。请先把文件和接收方的要求发给我们，我们确认步骤后再安排当面签署。
本页为一般性介绍，不构成法律意见。公证与认证要求由文件使用地的接收机构和各州主管机关决定，可能随时调整；办理前请向接收方确认具体要求。