寄回中国使用的美国文件U.S. Documents for Use in China
在美国生活的华人，经常需要把文件寄回中国：委托亲友卖房、办理父母的遗产继承、到银行取款、处理户口和证件、委托中国律师打官司，或者提供出生、结婚、离婚证明。本文按常见场景说明美国这一端怎么办。中国接收方的要求常因地区和机构而不同；本所负责美国这一端的文件审阅、起草、公证和认证协助，涉及中国手续时与中国律师或公证处配合，不就中国法律提供意见。
先弄清两个概念：公证和海牙认证
公证（notarization）证明的是：签名人是谁、在公证员面前亲自签了字（或宣誓）。公证不证明文件内容真实、合法或在中国有效。王晓律师是伊利诺伊州律师，同时持有伊利诺伊州公证员委任，可以先审阅或起草委托书、声明书，向你解释内容和用途，再办理公证；普通公证员不能提供法律意见，也不能替你起草法律文件。详见美国公证怎么办。
附加证明书（apostille，俗称“海牙认证”）是依据《取消外国公文认证要求的公约》（海牙公约），由文件签发地或公证地所在州的主管机关出具的证明，确认公证员或官员签名、身份和印章的真实性。在伊利诺伊州公证或由伊利诺伊州机关签发的文件，由伊利诺伊州务卿（Illinois Secretary of State）索引部（Index Department）办理，设有斯普林菲尔德和芝加哥办公室；FBI 记录等联邦文件由美国国务院认证办公室（Office of Authentications）办理。附加证明书同样不代表中国接收方一定接受文件，内容和格式仍要符合对方要求。详见海牙认证（apostille）怎么办。
场景、文件与步骤一览
| 常见场景 | 通常需要的文件 | 美国这一端的步骤 |
|---|---|---|
| 委托亲友在中国卖房、买房、办过户 | 委托书（power of attorney） | 按接收方要求起草或审阅 → 本人持证件在伊利诺伊州公证员面前签署 → 伊利诺伊州务卿 apostille → 寄回中国，按要求翻译 |
| 父母去世，在中国办理继承 | 委托书；放弃继承声明；亲属关系声明等 | 先向办理继承的中国公证处要文本和清单 → 公证 → apostille |
| 银行取款、销户、挂失 | 委托书、声明书 | 先问银行是否接受境外委托书及格式 → 公证 → apostille |
| 户口、身份证件、档案、社保等 | 委托书、声明书 | 按经办部门要求准备 → 公证 → apostille |
| 在中国起诉、应诉 | 委托中国律师的授权委托书、身份证明文件 | 按法院和中国代理律师的要求准备 → 公证 → apostille |
| 出生、结婚、离婚登记证明（美国签发） | 签发机关出具的经认证副本 | 向签发机关申请 certified copy → 由签发州的主管机关 apostille |
| 伊利诺伊州法院的离婚判决 | 经认证的判决副本 | 向该县巡回法院书记官申请 certified copy → 伊利诺伊州务卿 apostille |
| 无犯罪记录 | FBI 身份历史摘要（Identity History Summary） | 向 FBI 申请 → 美国国务院认证办公室 apostille |
| 学历、成绩单 | 学位证书、成绩单 | 由学校出具或签署后公证，或走宣誓书路线 → apostille |
| 公司事务（在中国设立、变更、诉讼等） | 存续证明、公司决议、授权书等 | 州政府签发的文件直接 apostille；公司高管签署的文件先公证再 apostille |
委托书：卖房、继承、银行、证件、诉讼
委托书是寄回中国最常见的文件。中国的不动产登记机构、银行、公证处对委托书的审查往往很严格，一份写得含糊的委托书，寄回去可能被要求重做。一份合格的委托书通常应当包括：
- 委托人和受托人的身份信息：姓名、出生日期、证件种类和号码，须与你签字时出示的护照或身份证件、以及中国那边登记的信息完全一致。拼音、中文名、曾用名不一致，是退件的常见原因；
- 具体的委托事项和权限：例如代为签订买卖合同、办理网签和过户、代缴税费、代收房款、办理贷款注销等，逐项写明。是否允许受托人代收款项、是否允许转委托，都要明确写出；“全权代理一切事务”这种写法，很多机构不接受；
- 财产或事项的具体信息：房产地址、产权证号，银行账户信息，继承案件中被继承人的姓名和死亡日期等；
- 委托期限，以及签署日期和签署地点。
很多中国公证处、银行和登记机构有自己的委托书模板。最省事的做法是先请国内亲友或中国律师向经办机构要一份指定文本或要求清单，我们再核对并安排签署。
签署：本人须带有效的、未过期的身份证件，亲自到公证员面前签字。不要提前签好，也不要在留有空白的文件上签字。公证员只能在伊利诺伊州境内为你公证。如果你人不在芝加哥、需要远程办理，请先联系我们确认可行的方式。
认证：公证后由伊利诺伊州务卿出具附加证明书，再把整套原件寄回中国，不要拆开装订或涂改。
声明书：放弃继承、亲属关系、单身声明等
声明书（statement 或 affidavit）是本人对某一事实或意思所作的书面陈述，在公证员面前签署或宣誓。常见的有：
- 放弃继承声明：在中国办理继承时，不打算继承的继承人通常要出具。这类声明涉及重大财产权利，签之前要清楚放弃的是什么、对谁有利、能否撤回，相关后果须咨询中国律师；
- 亲属关系声明：说明自己与被继承人或其他人的关系。有些公证处只接受本人声明，有些还要求出生证明等官方记录，甚至只认官方记录；
- 单身声明 / 未婚声明：例如在国内办理婚姻登记或其他手续时使用。美国没有全国统一的婚姻登记库，无法开出一张全国通用的“未婚证明”，所以常见做法是本人签署宣誓声明后公证认证。但是否接受本人声明、还是另有要求，由接收方决定。
声明书的措辞和是否被接受，往往由中国经办的公证处或机构决定，建议先拿到对方的文本。
出生、结婚、离婚证明
出生证明、结婚证书、离婚证明属于公共记录（vital records）。正确的做法是：
- 向签发机关申请经认证副本（certified copy）。在伊利诺伊州，出生、死亡证明通常由县书记官（County Clerk）、地方登记官或伊利诺伊州公共卫生部（IDPH）出具；结婚证明由颁发结婚许可的县书记官出具；
- 由签发记录的那个州的主管机关出具 apostille。例如在加州出生，就要由加州办理，伊利诺伊州务卿不能为加州的文件出具 apostille。
常见错误是拿出生证明复印件找公证员“公证复印件”。伊利诺伊州公证员不能为出生证明、结婚证这类公共记录认证副本，这类文件只能由保管记录的机关出具经认证副本。有的接收方对副本的签发日期有要求（例如要求近期签发），请提前确认。具体的签名人和格式要求，以州务卿当前要求为准。
伊利诺伊州法院的离婚判决
在伊利诺伊州离婚的，离婚判决（judgment for dissolution of marriage）由该县巡回法院作出。需要寄回中国时：
- 向作出判决的县巡回法院书记官（Clerk of the Circuit Court）申请经认证的判决副本，例如库克县巡回法院书记官；
- 由伊利诺伊州务卿出具 apostille。法院书记官签发的文件不需要再找公证员公证。
需要注意：在中国使用美国离婚判决（例如办理再婚登记、房产变更），中国方面可能要求先经中国法院承认。这是另一项中国法律程序，是否需要、如何办理，请咨询中国律师。
无犯罪记录、学历和公司文件
无犯罪记录
国内用的“无犯罪记录证明”，通常是 FBI 出具的身份历史摘要。FBI 记录是联邦文件，apostille 由美国国务院认证办公室办理，不归州务卿管。申请方式和指纹要求见FBI 无犯罪记录和联邦文件的认证。有的接收方只认州或地方警察局出具的记录，请先确认要哪一种。
学位证书和成绩单
学历文件的处理方式取决于学校和接收方。常见路线是：由学校注册处（registrar）出具密封成绩单或签署证明，签名经公证后办理 apostille；或者由本人签署宣誓书，说明所附复印件与原件一致，再公证和认证。伊利诺伊州公证员认证副本受严格限制，具体路线以州务卿当前要求和学校做法为准。国内的学历学位认证另有申请渠道，未必需要公证认证，请先查清接收方要求。
公司文件
在中国设立公司、变更登记或参与诉讼，可能需要美国公司的存续证明（Certificate of Good Standing）、董事会或成员决议、授权书等。州务卿签发的文件可以直接申请 apostille；公司高管签署的决议和授权书，须当着公证员签字后再办理 apostille，签署人的职务要与公司记录一致。
已经入籍美国？身份信息要特别注意
如果你已经是美国公民，或者原来的中国证件已经失效，中国接收方可能要求委托书、声明书以你的外国护照为身份依据，并提供护照复印件；有时还会要求说明与原中国身份证件、户籍记录的对应关系。用哪个证件、写哪个名字、要不要同时写中文名，请事先向接收方确认，并以确认后的信息为准签署。
翻译
美国文件多为英文，中国很多机构要求提供由有资质的翻译机构出具的中文译文，有的只接受国内翻译机构的译文。中英双语的委托书、声明书能否直接使用，也取决于接收方。翻译要求请提前和接收方确认，以免文件寄回去后再返工。
常见误区
- 还去中国驻美使领馆办认证：送中国内地的文件已改为办理 apostille；
- 只公证、不认证，或先签字、后找公证员；
- 证件过期或信息不一致：文件里的姓名、证件号要和签字时出示的有效证件一致；
- 跨州办理 apostille：哪个州签发、在哪个州公证，就由哪个州办理；
- 不问接收方就开始办：格式、文本、翻译、有效期都可能有要求。
我们能做什么
- 根据中国接收方的要求，审阅或起草委托书、声明书，并向你说明内容和用途；
- 在芝加哥办公室为你办理伊利诺伊州公证；
- 协助准备伊利诺伊州务卿 apostille 的申请，并说明出生、结婚、离婚证明和法院文件的取得路径；
- 涉及中国继承、房产、诉讼等手续时，与中国律师或公证处配合，衔接美国这一端的文件；
- 涉及遗产规划的，可以结合跨境家庭的遗产规划一并考虑。
常见问题
现在美国文件送中国，还需要中国使领馆认证吗？
送中国内地使用的，一般不需要了。中国自 2023 年 11 月 7 日起适用海牙公约，中国驻美使领馆同日停办领事认证，改为在美国办理附加证明书（apostille）。但接收方是否接受某份文件，仍以对方要求为准。
委托书可以在家签好，再拿去公证吗？
不可以。签名人须带有效证件，当着公证员的面签字（或当面确认签名并宣誓），公证员核实身份后才能公证。
我在加州出生，人在芝加哥，出生证明能在伊利诺伊办 apostille 吗？
不能。出生证明须由签发的州（本例为加州）的主管机关出具 apostille。你可以向加州签发机关申请经认证副本，再向加州主管机关申请 apostille。
我是美国公民，委托书上写中文名还是英文名？
一般以你签字时出示的有效证件为准，通常是美国护照。是否同时写中文名、是否需要提供原中国证件信息，由中国接收方决定，请事先确认。
放弃继承声明你们可以直接写吗？
我们可以根据中国公证处提供的文本或要求，在美国这一端核对、调整并安排签署和认证。放弃继承在中国法律下的效果和后果，须咨询中国律师。
官方来源
- 中国外交部：《取消外国公文认证要求的公约》将于 2023 年 11 月 7 日在中国生效
- 中国驻芝加哥总领事馆：关于中国加入公约后驻美使领馆停办领事认证业务的通知
- 中国领事服务网
- 伊利诺伊州务卿：Apostilles and Certifications
- Illinois Notary Public Act（5 ILCS 312）
- 美国国务院：Criminal Records（FBI 记录与 apostille）
- 海牙国际私法会议：公约主管机关名单
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本页为一般性介绍，不构成法律意见。公证与认证要求由文件使用地的接收机构和各州主管机关决定，可能随时调整；办理前请向接收方确认具体要求。