Exigences de traduction et de certification des documents d'immigration
Les demandeurs dont les documents sont en chinois, par exemple, ont presque toujours à présenter, dans une demande d'immigration américaine, des documents comme un acte notarié de naissance, un certificat de mariage, un livret d'enregistrement du ménage (hukou), des preuves de diplômes ou des relevés bancaires. La traduction peut sembler un détail, mais elle est l'une des causes fréquentes de demandes de preuves (RFE) et de renvois de dossiers. Cet article présente les exigences de base de l'USCIS et du Département d'État américain pour les documents en langue étrangère, ainsi que deux notions souvent confondues : la « traduction » et la « notarisation ».
1. Exigences de base de l'USCIS : traduction complète + déclaration du traducteur
Selon le règlement fédéral 8 CFR 103.2(b)(3), tout document en langue étrangère présenté à l'USCIS doit être accompagné d'une traduction anglaise complète et d'une déclaration du traducteur (translator's certification) attestant que :
- la traduction est complète et exacte;
- le traducteur est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais.
En pratique, la déclaration du traducteur comprend généralement le nom, la signature, la date, l'adresse ou les coordonnées du traducteur, ainsi qu'une formule en anglais du type « je maîtrise le chinois et l'anglais, je suis compétent pour traduire, et la traduction ci-jointe est une traduction complète et exacte du document original ». On dépose généralement ensemble la copie du document original, la traduction anglaise et la déclaration du traducteur.
Ce que signifie « complète »
- tout le texte du document doit être traduit, y compris les sceaux, les textes en relief, les cases de remarques, les en-têtes et pieds de page, et les annotations manuscrites;
- on ne peut pas traduire seulement les « parties importantes » ni faire un résumé : l'USCIS exige une traduction complète; en cas de doute, traduisez tout;
- un texte illisible peut être signalé par « [illegible] »; un sceau peut être indiqué par « [Seal: ……] », suivi de la traduction de son texte;
- l'orthographe des noms de personnes, des noms de lieux et des dates doit concorder avec le passeport et les autres documents de la demande.
2. La traduction doit-elle être « notariée »?
En général, l'USCIS n'exige pas que la traduction soit notariée. Le règlement exige une déclaration du traducteur, et non le sceau d'un notaire. Aux États-Unis, l'intervention d'un notary public sert seulement à confirmer l'identité du signataire et sa signature; elle ne prouve pas l'exactitude de la traduction et ne peut donc pas remplacer la déclaration du traducteur.
Il faut distinguer deux types de « notarisation » :
| Acte notarié délivré par un office notarial chinois | Intervention d'un notary public américain | |
|---|---|---|
| Fonction | Atteste un fait ou le contenu d'un document (par exemple une naissance, un lien de parenté, l'absence de casier judiciaire) | Confirme l'identité du signataire et atteste la signature |
| Dans une demande d'immigration | Sert souvent de document d'état civil en soi, par exemple l'acte notarié de naissance | Facultative; ne remplace pas la déclaration du traducteur |
| Traduction | S'il est accompagné d'une traduction anglaise de l'office notarial, celle-ci peut généralement être utilisée, mais il faut vérifier qu'elle est complète et exacte | Ne porte pas sur le contenu de la traduction |
Certains tribunaux d'État, établissements d'enseignement ou autres organismes peuvent avoir leurs propres exigences; c'est une autre question. Quant à savoir si les documents chinois doivent porter une apostille (convention de La Haye) : ce n'est généralement pas nécessaire pour un dépôt auprès de l'USCIS; référez-vous aux instructions du formulaire concerné.
3. Documents chinois qu'il faut souvent traduire
- Preuve de naissance : on utilise souvent l'acte notarié de naissance délivré par un office notarial; le certificat médical de naissance de l'hôpital est parfois présenté en même temps;
- Certificat de mariage, certificat de divorce, accord de médiation ou jugement de divorce : pour prouver le lien matrimonial ou la dissolution légale d'un mariage antérieur;
- Livret d'enregistrement du ménage (hukou) : souvent utilisé comme preuve complémentaire de la naissance, du lien de parenté ou de l'état matrimonial; veillez à traduire toutes les rubriques de la page du chef de ménage et de la page de l'intéressé;
- Certificat d'absence de casier judiciaire : requis notamment pour les visas d'immigrant; à obtenir auprès de l'autorité indiquée par le Département d'État;
- Diplômes, attestations de grade et relevés de notes : souvent utilisés pour les visas de travail et l'immigration économique; une évaluation des diplômes peut aussi être nécessaire;
- Relevés bancaires, attestations de dépôt, attestations de paiement d'impôt, titres de propriété, documents sur les participations : souvent utilisés dans les dossiers d'investissement (E-2, EB-5) et pour les preuves de fonds; ils comptent souvent de nombreuses pages et doivent être préparés à l'avance;
- Preuves de changement de nom, documents d'adoption, actes de décès, etc.
Les dossiers d'investissement comportent un grand volume de documents financiers et d'entreprise, avec beaucoup de traduction et de terminologie spécialisée; il est conseillé de s'y prendre tôt. Pour l'organisation des documents sur l'origine des fonds, voir Preuve de l'origine des fonds EB-5.
4. Procédure consulaire : préparer les documents d'état civil selon la Reciprocity Schedule du Département d'État
Pour un visa d'immigrant traité par le National Visa Center (NVC) et une ambassade ou un consulat américain, les documents d'état civil requis, l'autorité qui doit les délivrer et les éventuels documents de remplacement sont déterminés par le tableau de réciprocité des visas et des documents d'état civil par pays (Reciprocity Schedule) publié par le Département d'État américain. En choisissant sur cette page le pays ou territoire de délivrance du document (par exemple la Chine, Taïwan ou la région administrative spéciale de Hong Kong), vous trouverez :
- le nom exact et l'autorité de délivrance des documents de naissance, de mariage, de divorce, d'absence de casier judiciaire, etc.;
- les documents impossibles à obtenir et ce qui peut les remplacer;
- les exigences de traduction des documents en langue étrangère.
Les exigences diffèrent d'un territoire à l'autre : les règles applicables aux documents de Chine continentale, de Taïwan et de Hong Kong ne sont pas interchangeables. Le Département d'État met aussi cette page à jour; avant de préparer vos documents, référez-vous à la version alors en vigueur.
5. Problèmes fréquents des actes notariés chinois
- Informations différentes du passeport : si la date de naissance, la transcription en pinyin du nom ou le lieu de naissance diffèrent du passeport ou d'autres formulaires, faites corriger le document avant le dépôt ou joignez une explication;
- Contenu trop sommaire : par exemple, un acte notarié de naissance sans le nom des parents peut ne pas suffire à prouver le lien de parenté;
- Enregistrement tardif ou rétabli : une preuve de naissance établie de nombreuses années après la naissance peut devoir être accompagnée de preuves complémentaires (par exemple le hukou, des dossiers scolaires ou d'autres documents anciens);
- Certificat d'absence de casier judiciaire dont la période couverte ou le lieu de délivrance ne sont pas conformes : suivez la Reciprocity Schedule et les instructions du NVC;
- Qualité inégale des traductions anglaises des offices notariaux : vérifiez-les avant de les utiliser et, au besoin, faites-les retraduire avec une déclaration du traducteur.
6. Peut-on faire la traduction soi-même ou la confier à un proche?
Le règlement n'interdit pas au demandeur ou à un proche de faire la traduction, et n'exige pas le recours à une agence de traduction. Nous recommandons toutefois de tenir compte des points suivants :
- Confiez autant que possible la traduction à un tiers sans intérêt dans le dossier. Si vous, votre conjoint ou un proche traduisez, l'agent d'immigration peut douter de l'objectivité de la traduction, en particulier pour des preuves sensibles comme l'authenticité du mariage ou l'origine des fonds;
- Le traducteur doit réellement être compétent. Signer la déclaration, c'est répondre de l'exactitude de la traduction; ne faites pas signer une personne qui ne comprend pas l'anglais;
- La terminologie doit être exacte et uniforme. Par exemple, la traduction de termes comme le livret d'enregistrement du ménage (hukou), l'office notarial ou la société à responsabilité limitée doit rester la même dans tout le dossier;
- Ne modifiez pas et n'embellissez pas le sens de l'original. La traduction doit être fidèle à l'original; même si l'original vous est défavorable, vous ne pouvez rien supprimer ni modifier. Modifier délibérément le contenu d'un document peut constituer une fausse déclaration.
Questions fréquentes
La traduction doit-elle porter la signature originale du traducteur?
La déclaration du traducteur doit être signée par celui-ci. Dans la plupart des cas, l'USCIS accepte une copie du document signé; pour savoir si une signature originale est requise, référez-vous aux instructions du formulaire concerné.
Faut-il traduire un document bilingue où l'anglais et le chinois figurent sur la même page?
Si tout le contenu du document a déjà une version anglaise correspondante, il n'est généralement pas nécessaire de le traduire à part; dès qu'un élément en chinois n'a pas d'équivalent anglais (y compris un sceau), il faut le traduire.
Peut-on utiliser la traduction automatique?
La traduction automatique peut servir de point de départ, mais le résultat final doit être révisé par une personne compétente, qui signe la déclaration du traducteur et répond de son exactitude.
Quelles sont les conséquences d'une erreur de traduction?
Au mieux, une demande de preuves et un retard dans le traitement; au pire, une incidence sur l'appréciation de la crédibilité des preuves par l'agent d'immigration. Si vous découvrez une erreur, corrigez-la sans tarder et joignez une explication au besoin. Pour répondre à une demande de preuves, voir Que faire si vous recevez une RFE.
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Cet article est une présentation générale et ne constitue pas un avis juridique. Les lois et politiques peuvent changer; fiez-vous aux plus récentes informations officielles et à l'avis précis d'un avocat.