L’apostille : mode d’emploiApostille for Documents Used in China

Wang Law Firm, LLC · Avocat responsable David Wang · Révisé par l'avocat · Mis à jour en octobre 2026

Les personnes d’origine chinoise qui vivent aux États-Unis doivent souvent envoyer en Chine des documents signés ou obtenus aux États-Unis : procurations permettant à un proche de vendre un immeuble, de régler une succession ou de retirer des fonds, déclarations de toutes sortes, actes de naissance ou de mariage, relevés d’antécédents judiciaires, diplômes et documents de société. Auparavant, ces documents devaient passer par trois étapes : « authentification notariale — authentification par le Secretary of State — légalisation consulaire par l’ambassade ou un consulat de Chine aux États-Unis »; depuis l’adhésion de la Chine à la Convention de La Haye, la dernière étape est supprimée et la procédure est nettement simplifiée.

Cet article explique ce qu’est l’apostille, ce qui a changé depuis l’adhésion de la Chine à la Convention et quelle autorité s’en charge dans chaque État, puis détaille la marche à suivre à partir de l’exemple d’« une procuration authentifiée en Illinois et envoyée en Chine ».

Qu’est-ce que l’apostille?

L’apostille, dont le nom officiel est « certificat d’apostille » (Apostille), découle de la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers conclue le 5 octobre 1961 (Hague Apostille Convention, ou Convention Apostille). Entre les États parties à la Convention, un acte public auquel l’autorité compétente désignée par l’État d’origine a apposé une apostille peut être utilisé dans un autre État partie, sans légalisation consulaire (legalization) par une ambassade ou un consulat.

Il importe de bien comprendre ce que l’apostille atteste et ce qu’elle n’atteste pas :

• Elle atteste : l’authenticité de la signature figurant sur le document, la qualité en laquelle le signataire a agi (par exemple greffier d’un comté ou notaire), et l’authenticité du sceau apposé sur le document;
• Elle n’atteste pas : que le contenu du document est véridique ou légal. Selon les explications du ministère chinois des Affaires étrangères, le certificat d’apostille atteste seulement l’authenticité du dernier sceau et de la dernière signature figurant sur l’acte public, et n’engage pas la responsabilité quant à la véracité et à la légalité du contenu de l’acte; la reconnaissance du document et ses effets dans le pays d’utilisation sont régis par le droit de ce pays.

De même, l’authentification notariale atteste seulement l’identité du signataire et l’acte de signature, et non le contenu du document. Ainsi, même revêtue d’une apostille, une procuration dont le contenu ne répond pas aux exigences du destinataire en Chine peut être refusée. Voir L’authentification notariale aux États-Unis : mode d’emploi.

Ce qui a changé depuis l’adhésion de la Chine à la Convention

Selon l’annonce publiée par le ministère chinois des Affaires étrangères le 23 octobre 2023, la Convention est entrée en vigueur pour la Chine le 7 novembre 2023. Depuis, les actes publics des autres États parties destinés à la Chine continentale n’exigent que l’apostille de l’État d’origine, sans légalisation consulaire par l’ambassade ou les consulats de Chine dans cet État. Les États-Unis étant partie à la Convention, la procédure pour un document américain destiné à la Chine continentale est généralement devenue la suivante :

Quelques points à noter :

• Hong Kong et Macao : selon l’annonce de la Conférence de La Haye de droit international privé (HCCH), la Convention s’appliquait déjà aux deux régions administratives spéciales de Hong Kong et de Macao avant son entrée en vigueur pour la République populaire de Chine; les documents américains destinés à Hong Kong ou à Macao recevaient donc déjà une apostille.
• Les pays non parties exigent toujours la légalisation consulaire : les documents destinés à un pays qui n’est pas partie à la Convention doivent toujours suivre la voie traditionnelle de la légalisation consulaire. Par exemple, les Émirats arabes unis ne sont pas actuellement membres de la Convention; un document américain qui y est destiné exige généralement un certificat d’authentification (certificate of authentication) du Secretary of State ou du département d’État des États-Unis, puis la légalisation par l’ambassade ou un consulat de ce pays aux États-Unis. La liste des membres évolue; consultez le tableau d’état en vigueur de la HCCH.
• Exigences précises du destinataire en Chine : la Convention règle l’étape de l’« authentification », mais ne change rien aux exigences du destinataire quant au contenu, au format, à la traduction et au délai de validité du document. Vérifiez-les absolument d’abord auprès de l’office notarial, du tribunal, de la banque, du bureau d’enregistrement immobilier ou de l’organisme en Chine qui utilisera le document.

Qui délivre l’apostille : selon la provenance du document

La règle de base : l’apostille est délivrée par l’autorité compétente de l’État où le document a été délivré ou authentifié; les documents d’organismes fédéraux reçoivent l’apostille du département d’État des États-Unis. L’État où vous habitez et la destination du document n’ont aucune incidence sur cette règle. Par exemple, pour une procuration authentifiée en Illinois, même si vous avez déménagé à New York par la suite, il faut s’adresser au Secretary of State de l’Illinois.

Illinois : Index Department du Secretary of State

En Illinois, l’apostille est délivrée par l’Index Department du bureau du Secretary of State (Illinois Secretary of State); elle peut attester la signature d’un notaire de l’Illinois, d’un greffier de comté (county clerk), d’un greffier de cour de circuit (circuit clerk) ou d’un officier de l’état civil local (local registrar). Points essentiels :

• il faut présenter l’original : l’original authentifié par un notaire de l’Illinois, ou la copie certifiée conforme (certified copy) délivrée par l’autorité de délivrance; les simples photocopies ne sont pas acceptées;
• il faut remplir le formulaire de demande du Secretary of State en indiquant le pays d’utilisation du document (par exemple la Chine), d’après lequel le Secretary of State décide de délivrer une apostille ou un certificat d’authentification;
• l’Index Department a des bureaux à Springfield et à Chicago; la demande peut être envoyée par la poste ou déposée sur place; l’adresse, le mode de dépôt et les frais officiels sont ceux publiés actuellement sur le site officiel du Secretary of State;
• pour les actes de l’état civil de comté (naissance, décès, mariage, etc.) : il faut d’abord obtenir une copie certifiée conforme auprès de l’autorité de délivrance; pour savoir si une certification préalable par le county clerk est aussi requise, suivez les exigences actuelles du Secretary of State.

État de New York : d’abord le County Clerk, puis le Department of State

Dans l’État de New York, l’apostille est délivrée par le département d’État de l’État (New York Department of State), mais avec une étape supplémentaire :

• Documents authentifiés par un notaire (par exemple une procuration) : le County Clerk du comté où le notaire a obtenu sa commission doit d’abord certifier la signature du notaire, puis le document est transmis au Department of State;
• les actes de naissance, de décès et de mariage délivrés par le département de la Santé de l’État de New York et signés par le directeur de l’état civil ou le registraire de l’État peuvent être déposés directement, sans certification du County Clerk;
• les actes de l’état civil de la ville de New York doivent d’abord être certifiés par le New York County Clerk; pour les actes de naissance et de décès de la ville de New York, il faut en outre demander une « Letter of Exemplification » en même temps;
• la demande peut être envoyée par la poste, ou déposée selon les lieux de service sur place ou de dépôt publiés par le Department of State.

Massachusetts : Commissions Section du Secretary of the Commonwealth

Au Massachusetts, l’apostille relève de la Commissions Section du Secretary of the Commonwealth; certains bureaux régionaux acceptent aussi les demandes. Elle ne peut être délivrée que pour des documents portant la signature originale de l’une des personnes suivantes : notaire du Massachusetts, juge de paix (Justice of the Peace), greffier municipal, greffier de tribunal ou registraire de l’état civil. Une signature photocopiée ne peut pas être certifiée. On peut envoyer le formulaire officiel par la poste, ou le déposer à la Commissions Section à Boston ou dans un bureau régional désigné.

Documents fédéraux : bureau des authentifications du département d’État des États-Unis

Le relevé d’antécédents judiciaires du FBI (Identity History Summary, communément appelé « certificat de non-antécédents du FBI ») et les autres documents d’organismes fédéraux reçoivent l’apostille du bureau des authentifications du département d’État des États-Unis (U.S. Department of State, Office of Authentications); la demande se fait au moyen du formulaire DS-4194, en indiquant le pays d’utilisation. Le Secretary of State d’un État ne peut pas apposer d’apostille sur un document fédéral. Voir Relevé d’antécédents judiciaires du FBI et documents fédéraux.

Exemple : procuration authentifiée en Illinois et envoyée en Chine

Prenons le cas le plus courant : vous habitez à Chicago et voulez mandater un proche en Chine pour vendre un immeuble, régler une succession ou effectuer des opérations bancaires.

1. Interroger d’abord le destinataire en Chine. Vérifiez auprès de l’office notarial, de la banque ou du bureau d’enregistrement immobilier en Chine qui traitera l’affaire : ce que la procuration doit contenir, s’il accepte un texte en anglais ou bilingue chinois-anglais, s’il faut joindre une copie du passeport, s’il faut une traduction chinoise et qui doit la faire, et si le document est soumis à un délai de validité.
2. Rédiger ou réviser la procuration. L’objet du mandat, l’identité du mandataire, l’étendue des pouvoirs et la durée doivent être clairement indiqués et conformes aux exigences du destinataire en Chine. Un notaire qui est aussi avocat peut d’abord réviser ou rédiger le document; un notaire ordinaire ne peut pas donner de conseils juridiques. Les questions de droit chinois doivent être confirmées par un avocat chinois ou un office notarial en Chine.
3. Signer devant le notaire. Présentez-vous en personne, en Illinois, muni d’une pièce d’identité valide (par exemple votre passeport), et signez devant le notaire; ne signez pas à l’avance. Ne laissez aucun blanc dans le document. Le notaire remplit le certificat notarial, le signe et y appose son sceau.
4. Demander l’apostille au Secretary of State de l’Illinois. Remettez l’original authentifié, accompagné du formulaire de demande, à l’Index Department, en indiquant « China » comme pays d’utilisation. Un document authentifié en Illinois n’a plus besoin d’être légalisé par le consulat général de Chine à Chicago.
5. Garder le document intact. L’apostille est jointe au document; à la réception, ne défaites pas l’agrafage et n’y apportez aucune modification; envoyez-le tel quel en Chine.
6. Traduction et utilisation en Chine. Faites faire la traduction selon les exigences du destinataire, puis remettez le document au mandataire.

Pour les autres types de documents destinés à la Chine, voir Documents américains destinés à la Chine.

Erreurs fréquentes

• Se tromper d’État : présenter au Secretary of State de l’Illinois un document authentifié en Californie, ou faire traiter à New York un acte de naissance obtenu en Illinois : dans les deux cas, le document est refusé. L’apostille ne peut être délivrée que par l’État d’origine du document.
• Utiliser une photocopie : photocopier un acte de naissance ou de mariage, le faire authentifier par un notaire, puis demander l’apostille. La bonne démarche consiste à demander une copie certifiée conforme à l’autorité de délivrance. En Illinois, le notaire ne peut pas non plus certifier directement qu’une photocopie est conforme à l’original.
• Une authentification notariale viciée : une commission de notaire expirée, un certificat notarial incomplet, un sceau ou une signature qui ne correspondent pas aux renseignements enregistrés auprès de l’État peuvent empêcher le Secretary of State de délivrer l’apostille. Une signature apposée à l’avance, et non devant le notaire, entache aussi l’authentification.
• Se contenter de l’authentification sans apostille : le destinataire en Chine exige généralement l’apostille; une simple authentification notariale américaine ne suffit habituellement pas.
• Faire encore la file pour la légalisation consulaire : les documents destinés à la Chine continentale n’ont plus besoin d’être légalisés par l’ambassade ou les consulats de Chine aux États-Unis.
• Négliger la traduction : l’apostille règle la question de l’authentification, non celle de la langue. Un document en anglais utilisé en Chine exige souvent aussi une traduction chinoise.

Traduction chinoise : interrogez d’abord le destinataire

Pour un document en anglais destiné à la Chine continentale, la plupart des organismes destinataires exigent une traduction chinoise. Mais qui doit traduire, s’il faut le sceau d’une agence de traduction, et si la traduction doit être faite en Chine ou par un office notarial en Chine, cela varie d’un organisme à l’autre, et la Convention ne prévoit aucune règle uniforme. Certains organismes acceptent une traduction faite aux États-Unis, d’autres exigent qu’elle soit faite par une agence de traduction désignée en Chine. Vérifiez-le absolument auprès du destinataire en Chine avant de commencer, pour éviter de refaire les démarches.

Attention aussi à l’ordre des étapes : si la traduction doit être jointe au document authentifié et recevoir l’apostille avec lui, elle doit être prête avant l’authentification; si le destinataire exige une traduction faite en Chine, il suffit d’envoyer l’original anglais.

Ce que nous pouvons faire

• selon les exigences fournies par le destinataire en Chine, réviser ou rédiger des procurations, des déclarations et d’autres documents destinés à la Chine;
• authentification, par Me David Wang en sa qualité de notary public de l’Illinois, à notre bureau de Chicago, pour les signataires présents en personne;
• aide à la préparation du dossier de demande d’apostille auprès du Secretary of State de l’Illinois, et explication de la marche à suivre pour les documents de l’État de New York, du Massachusetts ou fédéraux;
• pour les questions de droit chinois et les formalités en Chine, collaboration avec un avocat chinois ou un office notarial en Chine. Notre cabinet ne donne pas d’avis sur le droit chinois.

Si vous souhaitez une démarche à distance, communiquez d’abord avec nous pour vérifier si c’est possible.

Questions fréquentes

Sources officielles

• Ministère chinois des Affaires étrangères : la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers entrera en vigueur pour la Chine le 7 novembre 2023
• Service consulaire chinois : questions fréquentes sur la légalisation consulaire et l’apostille
• HCCH : entrée en vigueur de la Convention pour la République populaire de Chine
• HCCH : tableau d’état des membres de la Convention
• Illinois Secretary of State : Apostilles
• New York Department of State : Obtain an Apostille/Certificate of Authentication
• Massachusetts Secretary of the Commonwealth : Apostilles and Certification of Documents
• U.S. Department of State : Authenticate Your Document

Lectures connexes

• L’authentification notariale aux États-Unis : mode d’emploi
• Documents américains destinés à la Chine
• Relevé d’antécédents judiciaires du FBI et documents fédéraux
• Planification successorale des familles transfrontalières

Cette page est informative et ne constitue pas un avis juridique. Les exigences d’authentification et d’apostille sont fixées par l’organisme destinataire du pays d’utilisation et par les autorités de chaque État, et peuvent changer à tout moment. Avant de commencer, vérifiez les exigences précises auprès du destinataire.