L’authentification notariale aux États-Unis : mode d’emploiNotarization in Illinois

Wang Law Firm, LLC · Avocat responsable David Wang · Révisé par l'avocat · Mis à jour en octobre 2026

Les personnes d’origine chinoise qui vivent aux États-Unis doivent souvent faire « authentifier » un document pour l’envoyer en Chine : procuration ou déclaration pour vendre un immeuble ou régler une succession, autorisation exigée par une banque, ou affidavit (déclaration sous serment) pour une démarche d’immigration ou d’études. L’authentification notariale américaine (notarization) diffère beaucoup de l’acte d’un office notarial en Chine : le notaire public (notary public) américain est une personne nommée par le gouvernement de l’État, dont le rôle principal est de vérifier l’identité du signataire et de constater la signature ou de recevoir son serment, et non d’examiner le contenu du document.

Cet article s’appuie sur la loi de l’Illinois sur les notaires (Illinois Notary Public Act, 5 ILCS 312) pour présenter les types d’actes notariés, ce qu’il faut préparer, ce que le notaire ne peut pas faire, et l’étape suivante lorsque le document doit servir en Chine.

Ce que l’authentification notariale atteste, et ce qu’elle n’atteste pas

Lors d’une authentification, le notaire doit s’assurer que la personne devant lui est bien celle dont le nom figure au document, puis il joint au document un certificat notarial (notarial certificate), qu’il signe et revêt de son sceau. L’authentification atteste :

• qu’une personne s’est présentée en personne devant le notaire à une date donnée;
• que le notaire a vérifié l’identité de cette personne conformément à la loi;
• que cette personne a reconnu avoir signé le document (acknowledgment), ou a signé après avoir juré que son contenu est véridique (déclaration sous serment), ou a signé en présence du notaire (attestation de signature).

L’authentification n’atteste pas que le contenu du document est véridique, que le document est légal et valide, ni qu’il sera accepté par un organisme donné; elle n’atteste pas non plus qu’une photocopie est conforme à l’original. La loi de l’Illinois prévoit expressément que le notaire n’a pas le pouvoir d’interpréter, de certifier ou de vérifier le contenu d’un document (5 ILCS 312/6-104(k)). Autrement dit, une déclaration dont le contenu pose problème continue de poser problème après l’authentification; et si le contenu d’un document fait sous serment est faux, le signataire engage sa responsabilité pour fausse déclaration.

Les types d’actes notariés en Illinois

5 ILCS 312/6-102 prévoit les trois actes notariés les plus courants; le notaire peut en outre recevoir un serment ou une affirmation solennelle (oath / affirmation). La formule du certificat varie selon le type d’acte; lorsque le document comporte déjà une formule de certificat, on suit généralement celle-ci.

Si le document n’indique pas quel type d’acte est requis, le notaire ne peut pas choisir à votre place : il s’agit d’une appréciation juridique. Un notaire ordinaire peut seulement vous inviter à vérifier auprès du destinataire du document ou d’un avocat; un notaire qui est aussi avocat peut vous conseiller selon l’usage du document.

Ce qu’il faut apporter

Une pièce d’identité valide avec photo

Le notaire doit établir votre identité par « connaissance personnelle » ou par une « preuve satisfaisante » (satisfactory evidence). Selon 5 ILCS 312/6-102(d), constitue une preuve satisfaisante :

• le fait que le notaire vous connaît personnellement;
• la confirmation de votre identité, sous serment ou affirmation solennelle, par un témoin digne de foi (credible witness) que le notaire connaît;
• la présentation d’une pièce d’identité valide au moment de l’authentification, délivrée par un organisme d’un État, un organisme fédéral ou un consulat, et comportant votre photo et votre signature.

Les pièces courantes sont le permis de conduire, la carte d’identité d’État (State ID) et le passeport américain. Si vous utilisez un passeport étranger ou une autre pièce, demandez d’abord au notaire si elle satisfait aux exigences ci-dessus. Une pièce expirée, une pièce sans signature, ou un nom sur la pièce manifestement différent de celui du document peuvent empêcher l’authentification.

Un document complet et non signé

• Document complet : apportez toutes les pages, pas seulement la page de signature. Les blancs doivent être remplis; tracez un trait ou inscrivez « N/A » là où une rubrique ne s’applique vraiment pas. Le manuel des notaires de l’Illinois prévoit que le notaire ne devrait pas authentifier un document comportant des blancs ou incomplet.
• Ne signez pas à l’avance : la déclaration sous serment et l’attestation de signature exigent toutes deux une signature devant le notaire. Pour la reconnaissance de signature, la loi permet de signer à l’avance puis de reconnaître sa signature devant le notaire, mais le notaire doit comparer les signatures et vous ne savez pas nécessairement quel type d’acte le destinataire exige; le plus sûr est donc de signer sur place.
• Signature et nom concordants : le nom figurant au document doit correspondre à celui de la pièce d’identité. Si votre nom chinois et votre nom anglais, ou votre nom de naissance et votre nom d’épouse, ne concordent pas, réglez la question à l’avance.

Présence en personne, consentement libre et compréhension de ce que l’on signe

L’authentification exige que le signataire soit « en présence du notaire ». Un membre de la famille ne peut pas faire la démarche, signer ou présenter la pièce d’identité à sa place. Le signataire doit aussi signer librement et comprendre la nature du document : si le notaire constate que le signataire ne semble pas comprendre ce qu’il signe, ou qu’une autre personne exerce des pressions ou répond à sa place, il peut refuser d’instrumenter. La loi de l’Illinois prévoit que le notaire n’est tenu d’accomplir aucun acte notarié et peut refuser sans motif (5 ILCS 312/6-102(e)); le notaire ne peut pas recevoir la reconnaissance de signature ou le serment d’une personne qu’il sait avoir été déclarée par un tribunal atteinte de maladie mentale et qui n’a pas été rétablie dans ses droits (6-104(d)). Une authentification faite pour un parent âgé ou malade est la plus susceptible d’être contestée plus tard; il est préférable de l’organiser tôt, à un moment où la personne a toute sa lucidité.

Un document en chinois peut-il être authentifié aux États-Unis?

Oui. L’authentification porte sur la signature et non sur le texte; un document en chinois peut lui aussi être authentifié par un notaire américain. Quelques points à noter :

• Le notaire doit pouvoir communiquer avec vous. La loi de l’Illinois prévoit que, si le signataire ne parle pas ou ne comprend pas l’anglais, le notaire ne peut pas recevoir sa reconnaissance de signature, à moins que la nature et l’effet du document n’aient été traduits dans une langue que le signataire comprend (5 ILCS 312/6-104(f)). Le serment exige aussi que le signataire comprenne véritablement ce qu’il jure. Un notaire qui communique en chinois peut confirmer directement avec vous la nature du document et le contenu du serment.
• Le certificat notarial est en anglais. Le sceau du notaire et les formules légales de certificat de l’Illinois sont en anglais. Même si le corps du document est en chinois, le certificat ajouté par le notaire est en anglais.
• La nécessité d’une traduction dépend du destinataire. C’est l’office notarial, le tribunal, la banque ou le bureau d’enregistrement immobilier en Chine qui décide s’il faut joindre une traduction chinoise et qui doit la faire; vérifiez-le avant de commencer. Pour les exigences générales de traduction, voir Exigences relatives aux traductions.

Ce que le notaire ne peut pas faire

• Donner des conseils juridiques : un notaire qui n’est pas avocat ne peut pas rédiger de documents juridiques ni remplir les blancs d’un document (sauf le certificat notarial), ni en interpréter le contenu, ni facturer des conseils juridiques (5 ILCS 312/6-104(h), (k), 3-103(e)). Un notaire non avocat qui fait de la publicité en chinois ou dans une autre langue étrangère doit déclarer qu’il n’est pas avocat autorisé à exercer en Illinois, et ne peut pas traduire littéralement « notary public » par un titre susceptible de laisser croire qu’il est avocat (3-103(a)).
• Authentifier sa propre signature ou un document auquel il est partie : le notaire ne peut pas recevoir la reconnaissance de signature d’un document dans lequel son nom figure comme partie à l’opération (6-104(b)). Selon le manuel des notaires de l’Illinois, le notaire peut instrumenter pour son conjoint, ses enfants ou d’autres proches, mais ne peut pas authentifier sa propre signature.
• Modifier un document signé : dès qu’une personne a signé le document, le notaire ne peut plus en modifier le contenu (6-104(g)); il ne peut pas non plus signer ni sceller un certificat en blanc (6-104(c)).
• Délivrer une « copie certifiée conforme » d’un registre public : la copie certifiée conforme (certified copy) d’un acte de naissance, de mariage, de divorce ou d’un autre registre public doit être demandée à l’autorité qui l’a délivré. Faire « authentifier » une photocopie par un notaire ne remplace pas la copie certifiée conforme de l’autorité de délivrance. Lorsque ces documents doivent servir à l’étranger, on obtient généralement d’abord la copie certifiée conforme, puis l’apostille; voir L’apostille : mode d’emploi.
• Instrumenter hors de l’Illinois : la commission d’un notaire de l’Illinois n’est valide que dans cet État; un signataire qui se trouve dans un autre État ou à l’étranger ne peut pas recourir à un notaire de l’Illinois selon la procédure ordinaire.

Authentification à distance et authentification électronique

L’Illinois a autorisé, par P.A. 102-160 (en vigueur depuis le 5 juin 2023), l’authentification à distance et l’authentification électronique, le Secretary of State en ayant fixé les règles d’application :

• Authentification à distance (5 ILCS 312/6-102.5) : elle se fait par communication audio-vidéo en temps réel; le signataire doit déclarer se trouver en Illinois au moment de l’acte, la séance doit être enregistrée et conservée, et le document signé doit être transmis au notaire dans le délai prévu;
• Authentification électronique (5 ILCS 312, article 6A) : elle doit être faite par un notaire électronique (electronic notary) titulaire d’une commission distincte, sur une plateforme approuvée par le Secretary of State; l’identité est vérifiée notamment par l’analyse de la pièce d’identité et des questions de connaissance, et le certificat doit indiquer qu’il s’agit d’une authentification électronique.

Ces procédures comportent des exigences précises quant au lieu où se trouve le signataire, à la plateforme technique et à la vérification de l’identité; des proches se trouvant en Chine ne peuvent généralement pas s’en servir pour obtenir une authentification en Illinois. Il faut aussi vérifier à l’avance si le destinataire en Chine accepte un document authentifié électroniquement. Si vous souhaitez une démarche à distance, communiquez d’abord avec nous pour vérifier si c’est possible.

Registre des actes notariés

L’Illinois exige que le notaire consigne ses actes notariés dans un registre (journal, 5 ILCS 312/3-107), dont le contenu est fixé par les règles du Secretary of State. Le notaire peut donc vous demander et noter votre nom, le titre du document et d’autres renseignements; c’est la procédure normale.

Erreurs fréquentes

1. Signer à la maison avant d’aller chez le notaire. Les documents faits sous serment doivent être signés sur place; si vous avez signé à l’avance, il faut souvent réimprimer le document.
2. Apporter une pièce expirée, ou seulement la page de signature. La pièce doit être en cours de validité; le document doit être complet.
3. Laisser des blancs dans l’intention de les remplir après l’authentification. Modifier ou compléter le document après l’authentification compromet sa validité et son acceptabilité.
4. Croire que l’authentification prouve que le contenu est véridique. L’authentification n’atteste que la signature; le signataire répond de l’exactitude du contenu.
5. Faire authentifier une photocopie de son acte de naissance. Il faut demander une copie certifiée conforme à l’autorité de délivrance.
6. Se contenter de l’authentification sans apostille. Un document destiné à la Chine continentale doit généralement recevoir, après l’authentification, une apostille du Secretary of State.
7. Faire encore la file à l’ambassade ou à un consulat de Chine aux États-Unis. Depuis le 7 novembre 2023, la Convention de La Haye supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers s’applique à la Chine continentale; un document américain qui y est destiné reçoit généralement une apostille, sans légalisation consulaire.

Document destiné à la Chine : l’étape suivante

Pour un document authentifié en Illinois, c’est le Secretary of State de l’Illinois (Illinois Secretary of State) qui délivre, au sujet de la commission et de la signature du notaire, le certificat appelé apostille. Les modalités, les pièces requises et les frais officiels sont ceux indiqués sur le site officiel du Secretary of State; voir L’apostille : mode d’emploi. Pour savoir si une procuration, une déclaration ou un autre document pourra servir en Chine et ce qu’il doit contenir, voir Documents américains destinés à la Chine; le relevé d’antécédents judiciaires du FBI et les autres documents fédéraux suivent une voie différente, voir Relevé d’antécédents judiciaires du FBI et documents fédéraux.

Ce que nous pouvons faire

• Me David Wang détient une commission de notary public de l’Illinois; il peut discuter avec vous en chinois du contenu du document et du serment, et procéder à l’authentification à notre bureau de Chicago;
• en tant qu’avocat, il peut d’abord réviser ou rédiger des procurations, déclarations, affidavits et autres documents (y compris ceux destinés à la Chine), et procéder à l’authentification une fois l’usage du document précisé;
• pour les documents destinés à la Chine continentale, nous vous aidons à préparer la demande d’apostille auprès du Secretary of State de l’Illinois;
• pour les formalités en Chine, veuillez d’abord vérifier les exigences auprès du destinataire en Chine; notre cabinet ne donne pas d’avis sur le droit chinois et collabore, au besoin, avec un avocat chinois ou un office notarial en Chine.

Questions fréquentes

Sources officielles

• 5 ILCS 312/6-102 (actes notariés et vérification de l’identité)
• 5 ILCS 312/6-102.5 (authentification à distance)
• 5 ILCS 312/6-104 (actes interdits)
• 5 ILCS 312/3-103 (restrictions visant les notaires non avocats)
• 5 ILCS 312/3-107 (registre des actes notariés)
• Secretary of State de l’Illinois : notaires (Notary Public)
• Conférence de La Haye de droit international privé : États parties à la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers

Lectures connexes

• L’apostille : mode d’emploi
• Documents américains destinés à la Chine
• Relevé d’antécédents judiciaires du FBI et documents fédéraux
• Guide du testament en Illinois

Cette page est informative et ne constitue pas un avis juridique. Les exigences d’authentification et d’apostille sont fixées par l’organisme destinataire du pays d’utilisation et par les autorités de chaque État, et peuvent changer à tout moment. Avant de commencer, vérifiez les exigences précises auprès du destinataire.