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Documents américains destinés à être utilisés en ChineU.S. Documents for Use in China

Wang Law Firm, LLC · Avocat responsable David Wang · Révisé par l'avocat · Mis à jour en octobre 2026

À lire d’abord : ① Depuis le 7 novembre 2023, un document américain destiné à la Chine continentale n’exige généralement que l’apostille délivrée du côté américain; l’ambassade et les consulats de Chine aux États-Unis ont cessé la légalisation consulaire, il n’est donc plus nécessaire d’y faire la file; ② l’acceptation du document, son format et la nécessité d’une traduction relèvent de l’organisme destinataire en Chine (office notarial, tribunal, banque, bureau d’enregistrement immobilier, etc.) : renseignez-vous avant de commencer; ③ les procurations et déclarations doivent être signées par vous-même, muni d’une pièce d’identité valide, devant le notaire; ne les signez pas d’avance; ④ les registres publics comme les actes de naissance ou certificats de mariage ne peuvent pas être authentifiés à partir d’une photocopie : il faut demander une copie certifiée conforme (certified copy) à l’autorité qui les a délivrés; ⑤ un document seulement authentifié par le notaire, sans apostille, sera souvent refusé une fois rendu en Chine.

Les membres de la communauté chinoise établis aux États-Unis doivent souvent envoyer des documents en Chine : mandater un proche pour vendre un immeuble, régler la succession de leurs parents, retirer des fonds à la banque, s’occuper de l’enregistrement du ménage (hukou) et de pièces d’identité, mandater un avocat chinois pour un procès, ou fournir une preuve de naissance, de mariage ou de divorce. Cette page explique, selon les situations courantes, comment procéder du côté américain. Les exigences du destinataire chinois varient souvent selon la région et l’organisme; notre cabinet s’occupe, du côté américain, de la révision, de la rédaction, de l’authentification notariale et de l’aide à l’apostille, et collabore avec un avocat chinois ou un office notarial en Chine pour les formalités chinoises. Nous ne donnons pas d’avis sur le droit chinois.

Deux notions à distinguer : authentification notariale et apostille

L’authentification notariale (notarization) atteste l’identité du signataire et le fait qu’il a signé (ou prêté serment) en personne devant le notaire. Elle n’atteste pas que le contenu du document est véridique, légal ou valide en Chine. Me David Wang est avocat en Illinois et détient également une commission de notaire public (notary public) de l’Illinois : il peut d’abord réviser ou rédiger la procuration ou la déclaration, vous en expliquer le contenu et l’usage, puis procéder à l’authentification. Un notary public ordinaire ne peut pas donner d’avis juridique ni rédiger de documents juridiques à votre place. Voir L’authentification notariale aux États-Unis.

L’apostille (certificat d’apostille, souvent appelée « authentification de La Haye ») est délivrée, en vertu de la Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (Convention de La Haye), par l’autorité compétente de l’État où le document a été délivré ou authentifié; elle confirme l’authenticité de la signature, de la qualité et du sceau du notaire ou du fonctionnaire. Pour un document authentifié en Illinois ou délivré par un organisme de l’Illinois, c’est l’Index Department du Secretary of State de l’Illinois (secrétaire d’État de l’Illinois) qui la délivre, avec des bureaux à Springfield et à Chicago; pour les documents fédéraux, comme les relevés du FBI, c’est l’Office of Authentications du Département d’État des États-Unis. L’apostille ne garantit pas non plus que le destinataire chinois acceptera le document : le contenu et le format doivent tout de même répondre à ses exigences. Voir Comment obtenir une apostille.

Situations, documents et étapes en un coup d’œil

Situation courante	Documents généralement requis	Étapes du côté américain
Mandater un proche pour vendre ou acheter un immeuble en Chine, ou en faire le transfert	Procuration (power of attorney)	Rédaction ou révision selon les exigences du destinataire → signature en personne, avec pièce d’identité, devant un notaire de l’Illinois → apostille du Secretary of State de l’Illinois → envoi en Chine et traduction selon les exigences
Décès des parents, succession à régler en Chine	Procuration; déclaration de renonciation à succession; déclaration de lien de parenté, etc.	Obtenir d’abord le texte et la liste des pièces auprès de l’office notarial en Chine chargé de la succession → authentification notariale → apostille
Retrait, fermeture de compte, déclaration de perte à la banque	Procuration, déclaration	Demander d’abord à la banque si elle accepte une procuration signée à l’étranger et sous quel format → authentification notariale → apostille
Enregistrement du ménage (hukou), pièces d’identité, dossiers personnels, sécurité sociale, etc.	Procuration, déclaration	Préparation selon les exigences du service concerné → authentification notariale → apostille
Intenter ou contester une poursuite en Chine	Procuration mandatant un avocat chinois, pièces d’identité	Préparation selon les exigences du tribunal et de l’avocat chinois mandaté → authentification notariale → apostille
Actes de naissance, de mariage ou de divorce (délivrés aux États-Unis)	Copie certifiée conforme délivrée par l’autorité émettrice	Demander une certified copy à l’autorité émettrice → apostille de l’autorité compétente de l’État émetteur
Jugement de divorce d’un tribunal de l’Illinois	Copie certifiée conforme du jugement	Demander une certified copy au greffier de la Circuit Court du comté → apostille du Secretary of State de l’Illinois
Absence d’antécédents judiciaires	Relevé d’antécédents judiciaires du FBI (Identity History Summary)	Demande au FBI → apostille de l’Office of Authentications du Département d’État
Diplômes, relevés de notes	Diplôme, relevé de notes	Délivrance ou signature par l’établissement puis authentification notariale, ou recours à un affidavit → apostille
Affaires de société (constitution, modification, litige en Chine, etc.)	Certificat d’existence (good standing), résolutions, procurations, etc.	Documents délivrés par l’État : apostille directe; documents signés par un dirigeant : authentification notariale, puis apostille

Procurations : vente immobilière, succession, banque, pièces d’identité, litiges

La procuration est le document le plus souvent envoyé en Chine. Les bureaux d’enregistrement immobilier, les banques et les offices notariaux chinois l’examinent souvent avec rigueur : une procuration rédigée de façon imprécise risque d’être renvoyée pour être refaite. Une procuration conforme comprend généralement :

L’identité du mandant et du mandataire : nom, date de naissance, type et numéro de pièce d’identité, qui doivent être parfaitement identiques au passeport ou à la pièce d’identité présentée à la signature et aux renseignements enregistrés en Chine. Les écarts de transcription en pinyin, de nom chinois ou d’ancien nom sont une cause fréquente de refus;
Les actes et pouvoirs précis confiés : par exemple signer le contrat de vente, effectuer l’enregistrement en ligne et le transfert, payer les taxes et frais, encaisser le prix de vente, faire radier un prêt, etc., énumérés un par un. Il faut indiquer expressément si le mandataire peut encaisser des sommes et s’il peut déléguer ses pouvoirs; une formule comme « pleins pouvoirs pour toutes affaires » est refusée par de nombreux organismes;
Les renseignements précis sur le bien ou l’affaire : adresse de l’immeuble, numéro du titre de propriété, renseignements du compte bancaire, nom et date de décès du défunt dans une succession, etc.;
La durée du mandat, ainsi que la date et le lieu de signature.

De nombreux offices notariaux, banques et bureaux d’enregistrement chinois ont leur propre modèle de procuration. Le plus simple est de demander à vos proches en Chine ou à un avocat chinois d’obtenir de l’organisme concerné un texte imposé ou une liste d’exigences; nous le vérifions ensuite et organisons la signature.

Signature : vous devez vous présenter en personne devant le notaire, muni d’une pièce d’identité valide et non expirée. Ne signez pas à l’avance et ne signez pas un document comportant des blancs. Le notaire ne peut authentifier votre signature qu’en Illinois. Si vous n’êtes pas à Chicago et devez procéder à distance, communiquez d’abord avec nous pour confirmer les options possibles.

Apostille : après l’authentification notariale, le Secretary of State de l’Illinois délivre l’apostille; envoyez ensuite tout le dossier original en Chine, sans le désagrafer ni le modifier.

Déclarations : renonciation à succession, lien de parenté, célibat, etc.

Une déclaration (statement ou affidavit — déclaration sous serment) est un exposé écrit, par vous-même, d’un fait ou d’une intention, signé ou attesté sous serment devant le notaire. Les plus courantes sont :

Déclaration de renonciation à succession : lors d’une succession en Chine, l’héritier qui ne souhaite pas hériter doit généralement en fournir une. Comme elle touche des droits patrimoniaux importants, il faut savoir avant de signer à quoi l’on renonce, au profit de qui et si la renonciation est révocable; les conséquences doivent être examinées avec un avocat chinois;
Déclaration de lien de parenté : elle décrit votre lien avec le défunt ou une autre personne. Certains offices notariaux acceptent la seule déclaration de l’intéressé, d’autres exigent aussi des registres officiels comme l’acte de naissance, voire n’acceptent que ces registres;
Déclaration de célibat / de non-mariage : utilisée par exemple pour un mariage ou d’autres formalités en Chine. Les États-Unis n’ont pas de registre national des mariages et ne peuvent donc pas délivrer de « certificat de non-mariage » valable à l’échelle nationale; la pratique courante est de signer une déclaration sous serment, puis de la faire authentifier et apostiller. L’acceptation d’une simple déclaration ou l’exigence d’autres pièces relèvent du destinataire.

Le libellé de la déclaration et son acceptation dépendent souvent de l’office notarial ou de l’organisme chinois concerné; nous vous recommandons d’obtenir d’abord son texte.

Actes de naissance, de mariage et de divorce

Les actes de naissance, certificats de mariage et preuves de divorce sont des registres publics (vital records). La bonne façon de procéder :

Demander une copie certifiée conforme (certified copy) à l’autorité émettrice. En Illinois, les actes de naissance et de décès sont généralement délivrés par le County Clerk (greffier du comté), un registraire local ou l’Illinois Department of Public Health (IDPH); les certificats de mariage, par le County Clerk qui a délivré la licence de mariage;
Faire délivrer l’apostille par l’autorité compétente de l’État qui a délivré l’acte. Par exemple, pour une naissance en Californie, c’est la Californie qui s’en charge : le Secretary of State de l’Illinois ne peut pas apostiller un document californien.

Une erreur fréquente consiste à demander à un notaire d’« authentifier une photocopie » de l’acte de naissance. Un notaire de l’Illinois ne peut pas certifier conformes des copies de registres publics comme les actes de naissance ou certificats de mariage; seule l’autorité qui conserve le registre peut en délivrer une copie certifiée conforme. Certains destinataires imposent une date de délivrance (par exemple une copie récente) : vérifiez-le à l’avance. Les exigences précises quant au signataire et au format sont celles du Secretary of State en vigueur.

Jugement de divorce d’un tribunal de l’Illinois

Pour un divorce prononcé en Illinois, le jugement de dissolution du mariage (judgment for dissolution of marriage) est rendu par la Circuit Court du comté. Pour l’envoyer en Chine :

Demander une copie certifiée conforme du jugement au greffier de la Circuit Court (Clerk of the Circuit Court) du comté qui l’a rendu, par exemple le greffier de la Circuit Court du comté de Cook;
Faire délivrer l’apostille par le Secretary of State de l’Illinois. Un document délivré par le greffier du tribunal n’a pas besoin d’être authentifié par un notaire.

À noter : pour utiliser un jugement de divorce américain en Chine (par exemple pour un remariage ou une modification de titre immobilier), les autorités chinoises peuvent exiger sa reconnaissance préalable par un tribunal chinois. Il s’agit d’une procédure distincte de droit chinois; pour savoir si elle est nécessaire et comment la mener, consultez un avocat chinois.

Antécédents judiciaires, diplômes et documents de société

Absence d’antécédents judiciaires

Le « certificat d’absence d’antécédents judiciaires » demandé en Chine est généralement le relevé d’antécédents judiciaires du FBI (Identity History Summary). Le relevé du FBI est un document fédéral : l’apostille est délivrée par l’Office of Authentications du Département d’État des États-Unis, et non par le Secretary of State de l’État. Pour la demande et les empreintes digitales, voir Relevés du FBI et apostille des documents fédéraux. Certains destinataires n’acceptent que le relevé de la police d’État ou locale : vérifiez d’abord lequel est exigé.

Diplômes et relevés de notes

Le traitement des documents scolaires dépend de l’établissement et du destinataire. Les voies courantes : le bureau du registraire (registrar) délivre un relevé de notes scellé ou signe une attestation, dont la signature est authentifiée par un notaire avant l’apostille; ou vous signez un affidavit déclarant que la photocopie jointe est conforme à l’original, puis le faites authentifier et apostiller. La certification de copies par un notaire de l’Illinois est strictement encadrée; la voie précise dépend des exigences en vigueur du Secretary of State et de la pratique de l’établissement. La reconnaissance des diplômes en Chine passe par un autre canal de demande et n’exige pas forcément d’authentification ni d’apostille : vérifiez d’abord les exigences du destinataire.

Documents de société

Pour constituer une société en Chine, en modifier l’enregistrement ou participer à un litige, il peut falloir un certificat d’existence (Certificate of Good Standing) de la société américaine, une résolution du conseil d’administration ou des membres, une procuration, etc. Les documents délivrés par le Secretary of State peuvent être apostillés directement; les résolutions et procurations signées par un dirigeant doivent être signées devant un notaire, puis apostillées, et la fonction du signataire doit correspondre aux registres de la société.

Déjà naturalisé américain? Attention aux renseignements d’identité

Si vous êtes déjà citoyen américain, ou si vos pièces d’identité chinoises ne sont plus valides, le destinataire chinois peut exiger que la procuration ou la déclaration repose sur votre passeport étranger, avec une copie de celui-ci; il peut aussi demander d’établir la correspondance avec votre ancienne carte d’identité chinoise et votre enregistrement de ménage. Quelle pièce utiliser, quel nom inscrire, faut-il ajouter votre nom chinois : confirmez-le à l’avance auprès du destinataire et signez selon les renseignements confirmés.

Traduction

Les documents américains sont généralement en anglais; de nombreux organismes chinois exigent une traduction chinoise produite par une agence de traduction qualifiée, et certains n’acceptent que les traductions d’agences établies en Chine. La possibilité d’utiliser directement une procuration ou une déclaration bilingue anglais-chinois dépend aussi du destinataire. Confirmez les exigences de traduction avec le destinataire à l’avance pour éviter de devoir refaire le travail une fois les documents envoyés.

Erreurs fréquentes

Se rendre encore à l’ambassade ou à un consulat de Chine aux États-Unis pour la légalisation : les documents destinés à la Chine continentale passent désormais par l’apostille;
Faire seulement authentifier le document par le notaire sans apostille, ou signer d’abord et chercher un notaire ensuite;
Pièce d’identité expirée ou renseignements discordants : le nom et le numéro de pièce indiqués dans le document doivent correspondre à la pièce valide présentée à la signature;
Demander l’apostille dans le mauvais État : c’est l’État qui a délivré le document, ou celui où il a été authentifié, qui délivre l’apostille;
Commencer sans consulter le destinataire : le format, le texte, la traduction et la durée de validité peuvent tous faire l’objet d’exigences.

Ce que nous pouvons faire

Réviser ou rédiger les procurations et déclarations selon les exigences du destinataire chinois, et vous en expliquer le contenu et l’usage;
Authentifier votre signature comme notaire de l’Illinois à notre bureau de Chicago;
Vous aider à préparer la demande d’apostille au Secretary of State de l’Illinois, et vous indiquer comment obtenir les actes de naissance, de mariage et de divorce et les documents judiciaires;
Pour les successions, les immeubles ou les litiges en Chine, collaborer avec un avocat chinois ou un office notarial en Chine pour coordonner les documents du côté américain;
Si une planification successorale est en jeu, l’examiner en parallèle avec la planification successorale des familles transfrontalières.

Questions fréquentes

Un document américain destiné à la Chine doit-il encore être légalisé par un consulat chinois?

Pour un usage en Chine continentale, généralement plus. La Chine applique la Convention de La Haye depuis le 7 novembre 2023, et l’ambassade et les consulats de Chine aux États-Unis ont cessé le même jour la légalisation consulaire; il faut désormais obtenir l’apostille aux États-Unis. L’acceptation d’un document donné relève toutefois toujours des exigences du destinataire.

Puis-je signer la procuration à la maison et la faire authentifier ensuite?

Non. Le signataire doit se présenter avec une pièce d’identité valide et signer devant le notaire (ou reconnaître sa signature et prêter serment devant lui); le notaire vérifie son identité avant de procéder à l’authentification.

Je suis né en Californie et j’habite à Chicago. Puis-je faire apostiller mon acte de naissance en Illinois?

Non. L’apostille de l’acte de naissance doit être délivrée par l’autorité compétente de l’État émetteur (ici, la Californie). Vous pouvez demander une copie certifiée conforme à l’autorité émettrice californienne, puis l’apostille à l’autorité compétente de la Californie.

Je suis citoyen américain. Dois-je inscrire mon nom chinois ou mon nom anglais sur la procuration?

On se fonde généralement sur la pièce d’identité valide présentée à la signature, habituellement le passeport américain. L’ajout du nom chinois et la nécessité de fournir les renseignements de vos anciennes pièces chinoises relèvent du destinataire chinois : confirmez-le à l’avance.

Pouvez-vous rédiger directement la déclaration de renonciation à succession?

À partir du texte ou des exigences fournis par l’office notarial en Chine, nous pouvons, du côté américain, vérifier et ajuster le document et organiser sa signature et son apostille. Les effets et conséquences d’une renonciation à succession en droit chinois doivent être examinés avec un avocat chinois.

Sources officielles

Lectures connexes

Vous devez envoyer une procuration ou une déclaration en Chine, ou vous ne savez pas à quelle autorité demander un acte de naissance, de mariage ou de divorce? Transmettez-nous d’abord les exigences du destinataire chinois; nous vous aiderons à clarifier les étapes du côté américain. Prenez rendez-vous pour une évaluation avec un avocat, ou appelez le (312) 519-1115.

Cette page est informative et ne constitue pas un avis juridique. Les exigences d’authentification et d’apostille sont fixées par l’organisme destinataire du pays d’utilisation et par les autorités de chaque État, et peuvent changer à tout moment. Avant de commencer, vérifiez les exigences précises auprès du destinataire.