美国公证怎么办Notarization in Illinois
在美国生活的华人，常常需要把一份文件“公证”后寄回国内：卖房或继承用的委托书、声明书、银行要求的授权文件，或者办移民、留学需要的宣誓书。美国的公证（notarization）和中国公证处的公证差别很大——美国公证员（notary public）是州政府委任的人员，主要职责是核实签名人的身份，并见证签署或接受宣誓，而不是审查文件内容。
本文以伊利诺伊州《公证员法》（Illinois Notary Public Act，5 ILCS 312）为依据，介绍公证的种类、需要准备什么、哪些事公证员不能做，以及文件要送中国使用时的下一步。
公证证明什么、不证明什么
公证员办理公证时，要确认面前的人就是文件上署名的人，再在文件上附上公证证书（notarial certificate），签名并盖公证章。公证能证明的是：
- 某人在某日亲自到公证员面前；
- 公证员已按法律要求核实了此人的身份；
- 此人承认签署了文件（确认），或宣誓文件内容属实后签名（宣誓核实），或当着公证员签了字（见证签名）。
公证不能证明：文件内容是真的、文件是合法有效的、文件能被某个机构接受，也不能证明一份复印件与原件一致。伊利诺伊州法律明确规定，公证员无权解释、证明或核实文件的内容（5 ILCS 312/6-104(k)）。换句话说，一份内容有问题的声明书，经过公证后内容仍然有问题；而宣誓核实的文件如果内容虚假，签名人要承担作出虚假陈述的法律责任。
伊利诺伊州公证的几种类型
5 ILCS 312/6-102 规定了三种最常见的公证行为，此外公证员还可以主持宣誓或郑重声明（oath / affirmation）。不同类型的证书用语不同，文件上已有证书格式的，通常按文件要求办理。
| 类型 | 公证员确认的内容 | 常见用途 |
|---|---|---|
| 确认（acknowledgment） | 到场的人就是文件上真实签名的人，并承认是自己签署的 | 委托书、房地产文件、合同、授权书 |
| 宣誓核实（verification upon oath or affirmation，俗称 jurat） | 签名人身份；签名人当面宣誓或郑重声明文件内容属实，并当面签字 | 宣誓书（affidavit）、各类声明书 |
| 见证签名（witnessing or attesting a signature） | 签名是到场的、文件上署名的那个人的签名 | 只要求证明签名的文件 |
文件没有写明要哪种公证的，公证员不能替你选择——这属于法律判断。普通公证员只能请你向文件的接收方或律师确认；律师公证员可以根据文件用途给出意见。
办理公证要带什么
有效的带照片证件
公证员须以“亲自认识”或“充分证据”（satisfactory evidence）确认你的身份。根据 5 ILCS 312/6-102(d)，充分证据包括：
- 公证员本人认识你；
- 由一位公证员认识的可信证人（credible witness）宣誓或郑重声明证实你的身份；
- 出示公证时有效、由州政府机构、联邦政府机构或领事馆签发、有本人照片和签名的身份证件。
常见的是驾照、州身份证（State ID）、美国护照。用外国护照或其他证件的，请提前询问公证员是否符合上述要求。证件过期、证件上没有签名、证件姓名与文件姓名明显不一致，都可能导致无法办理。
完整、尚未签名的文件
- 文件要完整：所有页都带来，不要只带签字页。空白处应填写完毕，确实不适用的地方划线或写“N/A”。伊利诺伊州公证员手册要求，公证员不应为空白或未完成的文件办理公证。
- 先不要签字：宣誓核实和见证签名都要求当着公证员签字。确认类公证在法律上允许事先签好、再到公证员面前承认，但公证员需要比对签名，你也未必清楚接收方要哪种公证，因此到场后再签最稳妥。
- 签名与姓名一致：文件上的姓名应与证件一致。中文名与英文名、婚前与婚后姓氏不一致的，提前处理。
本人到场、自愿并清楚自己在签什么
公证要求签名人“在公证员面前”。签名人不能由家人代办、代签或代为出示证件。签名人还应当是自愿签署、理解文件的性质：如果公证员发现签名人似乎不明白自己在签什么，或者旁边有人在施压、替签名人回答，公证员可以拒绝办理。伊利诺伊州法律规定，公证员没有义务办理任何公证，可以不说明理由拒绝（5 ILCS 312/6-102(e)）；对于明知已被法院宣告为精神病且尚未恢复的人，公证员不得为其办理确认或宣誓（6-104(d)）。为年迈或患病的家人办理公证，日后最容易被质疑，最好提前安排在其状态清醒时办理。
中文文件可以在美国公证吗
可以。公证的对象是签名，不是文字内容，中文文件同样可以由美国公证员公证。但要注意几点：
- 公证员要能和你沟通。伊利诺伊州法律规定，签名人不会说或听不懂英语的，公证员不得为其办理确认，除非文件的性质和效果已经翻译成签名人能懂的语言（5 ILCS 312/6-104(f)）。宣誓也需要签名人真正理解誓词。能用中文沟通的公证员，可以直接与你确认文件是什么、要宣誓什么。
- 公证证书是英文的。伊利诺伊州的公证章和法定证书格式都是英文。即使文件正文是中文，公证员附加的证书部分也是英文。
- 是否需要翻译，看接收方。中国的公证处、法院、银行或不动产登记机构是否要求附中文译文、由谁翻译，由接收方决定；办理前请先确认。翻译的一般要求可参考翻译件要求。
公证员不能做的事
- 不能提供法律意见：非律师公证员不得起草法律文件或填写文件空白（公证证书除外），不得解释文件内容，也不得为法律意见收费（5 ILCS 312/6-104(h)、(k)，3-103(e)）。用中文等外语做广告的非律师公证员，必须声明自己不是伊利诺伊州执业律师，也不得把“notary public”直译为可能被误解为律师的称谓（3-103(a)）。
- 不能为自己的签名或自己是当事人的文件公证：公证员不得为其姓名作为交易一方出现在文件中的文件办理确认（6-104(b)）。伊利诺伊州公证员手册表示，公证员可以为配偶、子女等亲属办理公证，但不能为自己的签名公证。
- 不能修改已签名的文件：文件一经任何人签名，公证员不得再改动其中任何内容（6-104(g)）；也不得在空白的证书上签名盖章（6-104(c)）。
- 不能出具公共记录的“认证副本”：出生、结婚、离婚证明等公共记录的经认证副本（certified copy），应向签发机关申请。把复印件拿给公证员“公证”，不能代替签发机关的认证副本。这类文件要送境外使用的，通常是先取得认证副本再办海牙认证，详见海牙认证（apostille）怎么办。
- 不能在伊利诺伊州以外执行公证：伊利诺伊州公证员的委任只在本州有效；人在外州或国外的签名人，不能请伊利诺伊州公证员按普通程序办理。
远程公证与电子公证
伊利诺伊州通过 P.A. 102-160（2023 年 6 月 5 日生效）允许远程公证和电子公证，并由州务卿制定配套规则：
- 远程公证（5 ILCS 312/6-102.5）：通过实时音视频进行，签名人须声明办理时身在伊利诺伊州境内，签署过程须录像保存，签名后须按规定时限把文件传给公证员；
- 电子公证（5 ILCS 312 第 6A 条）：须由另行取得委任的电子公证员（electronic notary）通过州务卿认可的平台办理，以证件识别和知识问答等方式核实身份，证书须注明是电子公证。
这些程序对签名人所在地点、技术平台和身份核实有专门要求，人在中国的家人一般不能借此办理伊利诺伊州公证。中国的接收方是否接受电子公证文件，也须事先确认。如需远程办理，请先联系我们确认可行方式。
公证登记
伊利诺伊州要求公证员对公证行为进行登记（journal，5 ILCS 312/3-107），记录事项由州务卿规则规定。办理时公证员可能会询问并记录你的姓名、文件名称等信息，这是正常程序。
常见误区
- 在家签好字再去公证。宣誓类文件必须当面签，提前签了往往要重新打印。
- 带过期证件，或只带签字页。证件须在有效期内；文件须完整。
- 文件留空白，打算公证后再填。公证后再改动或补填，文件的效力和可接受性都会受到质疑。
- 以为公证能证明内容真实。公证只证明签名，内容是否准确由签名人负责。
- 把出生证明复印件拿去公证。应向签发机关申请经认证副本。
- 只做公证，没做海牙认证。送中国内地使用的文件，公证后通常还需由州务卿出具 apostille。
- 还去中国驻美使领馆排队认证。中国内地自 2023 年 11 月 7 日起适用海牙《取消外国公文认证要求的公约》，美国文件送中国内地使用，一般改为办理 apostille，不再需要使领馆认证。
文件要送中国使用：下一步
在伊利诺伊州公证的文件，由伊利诺伊州务卿（Illinois Secretary of State）对公证员的委任和签名出具附加证明书（apostille）。办理方式、所需材料和官方费用，以州务卿官网为准，详见海牙认证（apostille）怎么办。委托书、声明书等文件在中国能否使用、需要写明哪些内容，见送中国使用的美国文件；FBI 无犯罪记录等联邦文件的认证途径不同，见FBI 无犯罪记录与联邦文件认证。
我们能做什么
- 王晓律师持有伊利诺伊州公证员委任，可以用中文与你沟通文件内容和宣誓事项，在芝加哥办公室办理公证；
- 作为律师，可以先审阅或起草委托书、声明书、宣誓书等文件（包括寄回中国使用的），说明用途后再办理公证；
- 文件需送中国内地使用的，协助准备伊利诺伊州务卿 apostille 的申请；
- 涉及中国手续的，请你先向中国的接收方确认要求；本所不就中国法律提供意见，必要时与中国律师或公证处配合。
常见问题
美国公证和中国公证处的公证一样吗？
不一样。美国公证员主要核实签名人身份并见证签署或宣誓，不审查文件内容是否真实合法。中国的接收方是否接受某份美国公证文件，由接收方决定。
家人可以替我去公证吗？
不可以。签名人必须本人到公证员面前并出示自己的证件。家人在中国、无法到美国的，需要在其所在地另行办理，具体方式请向中国的接收方或当地公证机构确认。
我的驾照刚过期，能用来公证吗？
伊利诺伊州法律要求证件在公证时有效。驾照过期的，可以改用有效的美国护照、州身份证等符合要求的证件。
文件是中文的，美国公证员能公证吗？
可以，公证的是签名。但公证员应能与你沟通，确认你理解文件的性质和效果；公证证书是英文的。是否需要另附译文，以接收方要求为准。
公证员能帮我写声明书或委托书吗？
非律师公证员不能起草法律文件，也不能告诉你该写什么。律师公证员可以起草自己准备的文件并为其办理公证。
可以在线远程公证吗？
伊利诺伊州法律允许符合条件的远程公证和电子公证，但对签名人所在地点和技术平台有专门要求。如需远程办理，请先联系我们确认可行方式。
公证完就可以寄回中国了吗？
通常还不够。送中国内地使用的伊利诺伊州公证文件，一般还需要由伊利诺伊州务卿出具 apostille。寄出前请再次确认接收方的要求。
官方来源
- 5 ILCS 312/6-102（公证行为与身份核实）
- 5 ILCS 312/6-102.5（远程公证）
- 5 ILCS 312/6-104（禁止行为）
- 5 ILCS 312/3-103（非律师公证员的限制）
- 5 ILCS 312/3-107（公证登记）
- 伊利诺伊州务卿：公证员（Notary Public）
- 海牙国际私法会议：《取消外国公文认证要求的公约》缔约方
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本页为一般性介绍，不构成法律意见。公证与认证要求由文件使用地的接收机构和各州主管机关决定，可能随时调整；办理前请向接收方确认具体要求。