海牙认证（Apostille）怎么办Apostille for Documents Used in China
在美国生活的华人，经常需要把在美国签署或取得的文件寄回中国使用：委托亲属卖房、办理继承、取款的委托书，各类声明书，出生或结婚证明，无犯罪记录，学历和公司文件等。过去这些文件要经过“公证—州务卿认证—中国驻美使领馆认证”三步；中国加入《海牙公约》后，最后一步取消，流程明显简化。
本文说明海牙认证是什么、中国加入公约后有什么变化、各州由哪个机关办理，并以“在伊利诺伊州公证一份委托书寄回中国”为例，逐步说明办理方法。
什么是海牙认证（Apostille）
海牙认证，正式名称为“附加证明书”（Apostille），来自 1961 年 10 月 5 日订立的《取消外国公文认证要求的公约》（Hague Apostille Convention，简称海牙认证公约）。在公约缔约方之间，一份公文书只要由其出具国指定的主管机关附上 apostille，就可以送到另一缔约方使用，不再需要经过使领馆的领事认证（legalization）。
需要特别理解的是 apostille 证明什么、不证明什么：
- 证明：文件上签名的真实性、签署人以何种身份签署（例如某县书记官、某公证员），以及文件上印章的真实性；
- 不证明：文件内容是否真实、合法。中国外交部相关说明的表述是：附加证明书仅证明公文书上最后一个印鉴、签名属实，不对公文书内容本身的真实性和合法性负责；文件在使用国能否被承认、有何效力，依使用国法律决定。
同样，公证员的公证也只证明签名人的身份和签署行为，不证明文件内容。因此，一份委托书即使附了 apostille，如果内容写得不符合中国接收方的要求，仍然可能被退回。详见美国公证怎么办。
中国加入公约后有什么变化
根据中国外交部 2023 年 10 月 23 日发布的消息，公约于 2023 年 11 月 7 日在中国生效。自此，其他缔约国的公文书送中国内地使用，只需办理该国的附加证明书，无需再办理中国驻该国使领馆的领事认证。美国是公约缔约国，所以美国文件送中国内地使用，一般改为：
| 阶段 | 2023 年 11 月 7 日以前 | 现在（一般情况） |
|---|---|---|
| 第一步 | 公证（私人文件）或取得签发机关的经认证副本 | 相同 |
| 第二步 | 州务卿（或美国国务院）出具认证 | 州务卿（或美国国务院）出具 apostille |
| 第三步 | 中国驻美使领馆领事认证 | 不再需要 |
需要注意几点：
- 香港、澳门：据海牙国际私法会议（HCCH）公告，在公约对中华人民共和国生效之前，公约已在香港和澳门两个特别行政区适用，送港澳使用的美国文件本来就办 apostille。
- 非缔约国仍需领事认证：送往非公约缔约国使用的文件，仍要走传统的领事认证。例如阿联酋目前不是公约成员，美国文件送阿联酋使用，通常需要州务卿或美国国务院出具认证证书（certificate of authentication）后，再由该国驻美使领馆认证。成员名单会变化，请以 HCCH 现行状态表为准。
- 中国接收方的具体要求：公约解决的是“认证”环节，不改变接收方对文件内容、格式、翻译、有效期的要求。请务必先向使用文件的中国公证处、法院、银行、不动产登记机构或单位确认。
谁来出具 apostille：按文件来源地分
基本规则是：apostille 由文件签发地或公证地所在州的主管机关出具；联邦机构的文件由美国国务院出具。你住在哪个州、文件要寄到哪里，都不影响这一规则。例如在伊利诺伊州公证的委托书，即使你后来搬到纽约，也要向伊利诺伊州务卿申请。
伊利诺伊州：州务卿 Index Department
伊利诺伊州由州务卿办公室（Illinois Secretary of State）下属的 Index Department 出具 apostille，可证明伊利诺伊州公证员、县书记官（county clerk）、巡回法院书记官（circuit clerk）或地方登记官（local registrar）签名的效力。要点：
- 须提交原件：经伊利诺伊州公证员公证的原件，或签发机关出具的经认证副本（certified copy），不接受普通复印件；
- 填写州务卿的申请表，写明文件的使用国（例如中国），州务卿据此决定出具 apostille 还是认证证书；
- Index Department 在斯普林菲尔德（Springfield）和芝加哥设有办公室，可邮寄或到现场递交；具体地址、递交方式和官方费用，以州务卿官网当前公布为准；
- 出生、死亡、结婚等县级生命记录：须先向签发机关取得经认证副本；是否还需要先经县书记官加证，请按州务卿当前要求办理。
纽约州：先县书记官，再州务厅
纽约州由州务厅（New York Department of State）出具 apostille，但多了一步：
- 公证文件（例如委托书）：须先由该公证员获得委任所在县的县书记官（County Clerk）对公证员签名出具证明，再交州务厅；
- 纽约州卫生厅签发、由生命统计主管或州登记官签名的出生、死亡、结婚证明，可直接递交，无需县书记官证明；
- 纽约市的生命记录须先经 New York County Clerk 证明；纽约市出生和死亡证明在申请时还要一并申请“Letter of Exemplification”；
- 可邮寄，或按州务厅公布的地点办理现场或投递服务。
马萨诸塞州：州务卿 Commissions Section
马萨诸塞州由州务卿（Secretary of the Commonwealth）的 Commissions Section 办理，部分地区办公室也受理。只能为带有以下人员原始签名的文件出具：马萨诸塞州公证员、治安法官（Justice of the Peace）、市镇书记官、法院书记官或生命记录登记官。复印的签名不能认证。可填写官方表格邮寄，或到波士顿的 Commissions Section 或指定地区办公室递交。
联邦文件：美国国务院认证办公室
FBI 身份历史摘要（Identity History Summary，即常说的“FBI 无犯罪记录”）等联邦机构文件，由美国国务院认证办公室（U.S. Department of State, Office of Authentications）出具 apostille，使用 DS-4194 表格申请，申请时要写明使用国。州务卿不能为联邦文件出具 apostille。详见FBI 无犯罪记录与联邦文件认证。
| 文件来源 | 出具机关 | 需要注意 |
|---|---|---|
| 伊利诺伊州公证或签发 | 伊利诺伊州务卿 Index Department | 提交原件；写明使用国；生命记录按州务卿当前要求 |
| 纽约州公证或签发 | 纽约州务厅（Department of State） | 公证文件先经公证员委任县的县书记官证明；纽约市生命记录另有要求 |
| 马萨诸塞州公证或签发 | 马萨诸塞州务卿 Commissions Section | 须有原始签名，复印签名不受理 |
| 联邦机构文件（如 FBI 记录） | 美国国务院认证办公室 | DS-4194 表格；州务卿不受理 |
| 其他州 | 该州州务卿或指定机关 | 按该州规定办理 |
实例：在伊利诺伊州公证委托书寄回中国
以最常见的情况为例：你住在芝加哥，要委托在中国的亲属办理房产出售、继承或银行手续。
- 先问中国接收方。向办理业务的中国公证处、银行或不动产登记机构确认：委托书要写哪些内容，是否接受英文或中英双语文本，是否需要附护照复印件，是否需要中文翻译、由谁翻译，文件有没有时效要求。
- 起草或审阅委托书。委托事项、受托人身份信息、权限范围、期限要写清楚，与中国接收方的要求一致。律师公证员可以先审阅或起草文件；普通公证员不能提供法律意见。涉及中国法律的问题，须由中国律师或公证处确认。
- 当着公证员签字。本人带有效身份证件（如护照）在伊利诺伊州境内亲自到场，在公证员面前签署；不要提前签好。文件不要留空白。公证员填写公证证词、签名并盖章。
- 向伊利诺伊州务卿申请 apostille。把公证原件连同申请表交给 Index Department，使用国写“China”。伊利诺伊州公证的文件不需要再去中国驻芝加哥总领馆认证。
- 保持文件完整。apostille 会附在文件上，收到后不要拆开装订、不要涂改，原样寄回中国。
- 在中国办理翻译和使用。按接收方要求办理翻译，然后交给受托人使用。
更多寄回中国使用的文件类型，见美国文件送中国使用。
常见错误
- 找错州：在加州公证的文件拿到伊利诺伊州务卿，或在伊利诺伊州取得的出生证明拿去纽约办——都会被退回。apostille 只能由文件来源州出具。
- 用复印件：把出生证明、结婚证明复印后找公证员公证再去办 apostille。正确做法是向签发机关申请经认证副本。在伊利诺伊州，公证员也不能直接证明复印件与原件一致。
- 公证本身有问题：公证员委任已过期、公证证词不完整、印章或签名与州里备案的信息不符，都可能导致州务卿无法出具 apostille。签名人事先签好、没有当面签署，也会让公证存在瑕疵。
- 只做公证，不做 apostille：中国接收方通常需要看到 apostille，单纯的美国公证一般不够。
- 还在排队办使领馆认证：送中国内地使用的文件已不需要中国驻美使领馆认证。
- 忽略翻译：apostille 解决认证问题，不解决语言问题。英文文件在中国使用，往往还需要中文翻译。
中文翻译：先问接收方
英文文件送中国内地使用，多数接收机构会要求附中文译文。但由谁翻译、是否需要盖翻译机构章、是否必须在中国境内翻译或由中国公证处办理，各机构要求不同，公约本身没有统一规定。有的机构接受在美国完成的翻译，有的要求在中国指定的翻译机构完成。办理前请务必向中国接收方确认，避免重复办理。
还要注意顺序：如果翻译件也需要附在公证文件中一起办理 apostille，就要在公证前准备好；如果接收方要求在中国翻译，就只需寄英文原件。
我们能做什么
- 根据中国接收方提供的要求，审阅或起草供中国使用的委托书、声明书等文件；
- 由王晓律师以伊利诺伊州公证员身份，在芝加哥办公室为本人到场的签名人办理公证；
- 协助准备伊利诺伊州务卿的 apostille 申请材料，并说明纽约、马萨诸塞州或联邦文件的办理途径；
- 涉及中国法律和中国手续的事项，与中国律师或公证处配合。本所不就中国法律提供意见。
如需远程办理，请先联系我们确认可行方式。
常见问题
美国文件送中国内地，还需要去中国领事馆认证吗？
一般不需要。自 2023 年 11 月 7 日起，美国公文书送中国内地使用，办理 apostille 即可，不再需要中国驻美使领馆认证。但接收方仍可能对内容、格式和翻译有自己的要求。
我在伊利诺伊州公证的文件，可以在纽约办 apostille 吗？
不可以。apostille 由文件公证地或签发地所在州出具，伊利诺伊州公证的文件只能由伊利诺伊州务卿办理。
apostille 能证明我的委托书内容合法有效吗？
不能。apostille 只证明签名、签署人身份和印章的真实性，不证明内容。委托书在中国能否使用、效力如何，由中国法律和接收机构决定。
FBI 无犯罪记录能在州务卿办 apostille 吗？
不能。FBI 记录属于联邦文件，须向美国国务院认证办公室申请 apostille。见FBI 无犯罪记录与联邦文件认证。
文件送其他国家使用，也只办 apostille 吗？
要看该国是否为公约缔约方及公约是否已对其生效。非缔约方通常仍需州务卿或美国国务院认证后再办该国使领馆认证。请先查 HCCH 现行状态表，并向该国驻美使领馆确认。
出生证明可以直接复印公证后办 apostille 吗？
不建议，通常也不会被接受。应向签发机关申请经认证副本，再按所在州的规定申请 apostille。
官方来源
- 中国外交部：《取消外国公文认证要求的公约》将于 2023 年 11 月 7 日在中国生效
- 中国领事服务网：领事认证与附加证明书常见问答
- HCCH：公约对中华人民共和国生效
- HCCH：公约成员状态表
- Illinois Secretary of State：Apostilles
- New York Department of State：Obtain an Apostille/Certificate of Authentication
- Massachusetts Secretary of the Commonwealth：Apostilles and Certification of Documents
- U.S. Department of State：Authenticate Your Document
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本页为一般性介绍，不构成法律意见。公证与认证要求由文件使用地的接收机构和各州主管机关决定，可能随时调整；办理前请向接收方确认具体要求。